Массовая обработка документов по штрихкодам

Системы электронного документооборота значительно облегчили жизнь при работе с документами. Однако до сих пор встречаются ситуации, когда пользователю в системе требуется выполнить ряд однотипных операций. Для таких ситуаций была бы очень полезна массовая обработка документов. Например, пользователь выбирает правило массовой обработки, указывает системе набор документов, нажимает на кнопку, и все документы обрабатываются идентичным образом.

Описанное ниже решение, разработанное в нашей компании и внедренное у одного из заказчиков – пример решения подобной задачи.

Техническое решение предназначено для оптимизации процессов и исключения рутинных операций. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» с несколькими видами обработки дает возможность значительно повысить скорость передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение. Техническое решение предоставляет возможность анализировать историю массовой обработки документов.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

  • выбор необходимого вида обработки в зависимости от требуемых условий;
  • анализ истории массовой обработки документов;
  • выбор необходимых документов для обработки в процессе сканирования;
  • контроль результатов обработки документов.

Бизнес-эффект

Особенностями технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» являются:

  • прозрачность процесса обработки документов;
  • определение пользователя, осуществлявшего обработку документов;
  • увеличение скорости передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение.

Внедрение технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» позволяет:

  • экономить время сотрудников для обработки документов;
  • быстрого определить местонахождение оригинала документа;
  • значительно увеличить скорость передачи оригиналов документов в организации, а также отправки документов на исполнение;
  • полностью контролировать процесс обработки документов;
  • выбрать необходимые документы для дальнейшей обработки;
  • анализировать историю массовой обработки документов;
  • определить пользователя, осуществившего обработку документов.

    Пример работы

    Для решения разных задач обработки документов по различным алгоритмам, в DIRECTUM были разработаны несколько сценариев, справочник, мастер действий и введено понятие «вид обработки». Видом обработки могут быть, например, «Передача документов в Канцелярию» или «Отправка на исполнение».

    Для начала работы пользователь запускает мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» и указывает вид обработки (рисунок 1).

    Рисунок 1. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам». Окно выбора вида обработки

    После выбора вида обработки пользователь по кнопке Далее переходит на вторую форму мастера действий, на которой видит краткую инструкцию к действию и приступает к сканированию штрих-кодов (рисунок 2).

    Рисунок 2. Окно сканирования штрих-кодов

    Для хранения считанных с помощью DIRECTUM RapID Waiter идентификаторов, а также другой полезной информации о процессе массового сканирования штрих-кодов создан справочник Результаты сканирования штрих-кодов. После того как пользователь указал вид обработки, создается новая запись данного справочника. В справочник заносится служебная информация о процессе сканирования: имя пользователя, идентификатор компьютера, дата и время обработки. В табличную часть списка объектов заносятся ИД отсканированных объектов, а также их наименования в системе (рисунок 3).

    Рисунок 3. Пример окна справочника Результаты сканирования штрих-кодов

    1 случай. При выборе вида обработки «Передача документов в Канцелярию» после завершения сканирования пользователь по кнопке Далее переходит на следующую форму мастера действий. На данной форме выводится список документов, штрих-код которых был считан. Также приводится ссылка на запись справочника с результатами сканирования (рисунок 4). Если пользователь передумал обрабатывать какой-либо документ, он просто может удалить строку с информацией по этому документу из табличной части записи справочника. Кроме того, у пользователя есть возможность добавить документы в обработку: вернуться по кнопке Назад на вторую форму мастера действий (рисунок 2) и дополнительно отсканировать штрих-коды недостающих документов.

    Рисунок 4. Окно выбора документов для обработки

    После того, как пользователь завершил формирование пула документов для обработки, он нажимает на кнопку Далее и переходит к обработке и ее результатам (рисунок 6).

    2 случай. При выборе вида обработки «Отправка на исполнение» для каждого отсканированного штрих-кода создается и открывается карточка записи справочника Поручения по РКК при наличии поручений (рисунок 5).

    Рисунок 5. Пример карточки записи справочника Поручения по РКК

    При необходимости создания поручения работник заполняет все необходимые и обязательные (*) поля и нажимает на кнопку ОК, поручение уходит на исполнение. После сканирования штрих-кодов и создания всех необходимых поручений на форме мастера действий пользователь нажимает на кнопку Далее и переходит результатам обработки (рисунок 6).

    В зависимости от указанного вида обработки (рисунок 1), запускается соответствующий сценарий, который «пробегается» по всем документам табличной части и выполняет необходимые действия в системе. Информация о статусе обработки записывается в табличную часть справочника с результатами для каждого документа. После обработки документов выполняется переход на финальную форму мастера действий, на которой приведены результаты работы сценария (рисунок 6):

    Рисунок 6. Окно результатов работы сценария
      • общее количество обработанных документов;
      • количество успешно обработанных документов;
      • документы, обработанные с ошибкой;
      • ссылка на запись справочника с детальной информацией.
 
 
Техническая информация
Сертифицировано DIRECTUM: Сертифицировано
Совместимость:

DIRECTUM 5.1-5.2

Стоимость:

Предоставляется по запросу

Поставщик: Интант
Авторизованный партнер;
Гарантия:

Срок: 1 год
Поддержка: Ограниченная

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Intant Recognition Helper Service

Фоновая автоматическая обработка растровых документов в системе DIRECTUM.

Автоклассификаторы архива документов

Увеличение функциональных возможностей и сокращение администрирующих задач при работе с большими архивами документов в DIRECTUM.

Сервисы интеллектуального распознавания, классификации и извлечения данных DIRECTUM Ario

Набор сервисов по интеллектуальной обработке корпоративного контента, тесно взаимодействующих между собой. Использование комплексного инструмента на базе нескольких технологий позволяет передать искусственному интеллекту рутинные операции.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами