Массовая обработка документов по штрихкодам

Системы электронного документооборота значительно облегчили жизнь при работе с документами. Однако до сих пор встречаются ситуации, когда пользователю в системе требуется выполнить ряд однотипных операций. Для таких ситуаций была бы очень полезна массовая обработка документов. Например, пользователь выбирает правило массовой обработки, указывает системе набор документов, нажимает на кнопку, и все документы обрабатываются идентичным образом.

Описанное ниже решение, разработанное в нашей компании и внедренное у одного из заказчиков – пример решения подобной задачи.

Техническое решение предназначено для оптимизации процессов и исключения рутинных операций. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» с несколькими видами обработки дает возможность значительно повысить скорость передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение. Техническое решение предоставляет возможность анализировать историю массовой обработки документов.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

  • выбор необходимого вида обработки в зависимости от требуемых условий;
  • анализ истории массовой обработки документов;
  • выбор необходимых документов для обработки в процессе сканирования;
  • контроль результатов обработки документов.

Бизнес-эффект

Особенностями технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» являются:

  • прозрачность процесса обработки документов;
  • определение пользователя, осуществлявшего обработку документов;
  • увеличение скорости передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение.

Внедрение технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» позволяет:

  • экономить время сотрудников для обработки документов;
  • быстрого определить местонахождение оригинала документа;
  • значительно увеличить скорость передачи оригиналов документов в организации, а также отправки документов на исполнение;
  • полностью контролировать процесс обработки документов;
  • выбрать необходимые документы для дальнейшей обработки;
  • анализировать историю массовой обработки документов;
  • определить пользователя, осуществившего обработку документов.

    Пример работы

    Для решения разных задач обработки документов по различным алгоритмам, в DIRECTUM были разработаны несколько сценариев, справочник, мастер действий и введено понятие «вид обработки». Видом обработки могут быть, например, «Передача документов в Канцелярию» или «Отправка на исполнение».

    Для начала работы пользователь запускает мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» и указывает вид обработки (рисунок 1).

    Рисунок 1. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам». Окно выбора вида обработки

    После выбора вида обработки пользователь по кнопке Далее переходит на вторую форму мастера действий, на которой видит краткую инструкцию к действию и приступает к сканированию штрих-кодов (рисунок 2).

    Рисунок 2. Окно сканирования штрих-кодов

    Для хранения считанных с помощью DIRECTUM RapID Waiter идентификаторов, а также другой полезной информации о процессе массового сканирования штрих-кодов создан справочник Результаты сканирования штрих-кодов. После того как пользователь указал вид обработки, создается новая запись данного справочника. В справочник заносится служебная информация о процессе сканирования: имя пользователя, идентификатор компьютера, дата и время обработки. В табличную часть списка объектов заносятся ИД отсканированных объектов, а также их наименования в системе (рисунок 3).

    Рисунок 3. Пример окна справочника Результаты сканирования штрих-кодов

    1 случай. При выборе вида обработки «Передача документов в Канцелярию» после завершения сканирования пользователь по кнопке Далее переходит на следующую форму мастера действий. На данной форме выводится список документов, штрих-код которых был считан. Также приводится ссылка на запись справочника с результатами сканирования (рисунок 4). Если пользователь передумал обрабатывать какой-либо документ, он просто может удалить строку с информацией по этому документу из табличной части записи справочника. Кроме того, у пользователя есть возможность добавить документы в обработку: вернуться по кнопке Назад на вторую форму мастера действий (рисунок 2) и дополнительно отсканировать штрих-коды недостающих документов.

    Рисунок 4. Окно выбора документов для обработки

    После того, как пользователь завершил формирование пула документов для обработки, он нажимает на кнопку Далее и переходит к обработке и ее результатам (рисунок 6).

    2 случай. При выборе вида обработки «Отправка на исполнение» для каждого отсканированного штрих-кода создается и открывается карточка записи справочника Поручения по РКК при наличии поручений (рисунок 5).

    Рисунок 5. Пример карточки записи справочника Поручения по РКК

    При необходимости создания поручения работник заполняет все необходимые и обязательные (*) поля и нажимает на кнопку ОК, поручение уходит на исполнение. После сканирования штрих-кодов и создания всех необходимых поручений на форме мастера действий пользователь нажимает на кнопку Далее и переходит результатам обработки (рисунок 6).

    В зависимости от указанного вида обработки (рисунок 1), запускается соответствующий сценарий, который «пробегается» по всем документам табличной части и выполняет необходимые действия в системе. Информация о статусе обработки записывается в табличную часть справочника с результатами для каждого документа. После обработки документов выполняется переход на финальную форму мастера действий, на которой приведены результаты работы сценария (рисунок 6):

    Рисунок 6. Окно результатов работы сценария
      • общее количество обработанных документов;
      • количество успешно обработанных документов;
      • документы, обработанные с ошибкой;
      • ссылка на запись справочника с детальной информацией.
 
 
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик: Интант

Закажите бесплатную консультацию по решению

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Сервисы интеллектуального распознавания, классификации и извлечения данных DIRECTUM Ario

Набор сервисов по интеллектуальной обработке корпоративного контента, тесно взаимодействующих между собой. Использование комплексного инструмента на базе нескольких технологий позволяет передать искусственному интеллекту рутинные операции.

Сравнение документов

Решение автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. В результате сокращаются трудозатраты на сравнение документов и уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

Ввод и преобразование документов

Облегчает массовый ввод документов в DIRECTUM с внешних источников (файловой системы, электронной почты) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами