Системы электронного документооборота значительно облегчили жизнь при работе с документами. Однако до сих пор встречаются ситуации, когда пользователю в системе требуется выполнить ряд однотипных операций. Для таких ситуаций была бы очень полезна массовая обработка документов. Например, пользователь выбирает правило массовой обработки, указывает системе набор документов, нажимает на кнопку, и все документы обрабатываются идентичным образом.

Описанное ниже решение, разработанное в нашей компании и внедренное у одного из заказчиков – пример решения подобной задачи.

Техническое решение предназначено для оптимизации процессов и исключения рутинных операций. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» с несколькими видами обработки дает возможность значительно повысить скорость передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение. Техническое решение предоставляет возможность анализировать историю массовой обработки документов.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

• выбор необходимого вида обработки в зависимости от требуемых условий;
• анализ истории массовой обработки документов;
• выбор необходимых документов для обработки в процессе сканирования;
• контроль результатов обработки документов.

Бизнес-эффект

Особенностями технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» являются:

• прозрачность процесса обработки документов;
• определение пользователя, осуществлявшего обработку документов;
• увеличение скорости передачи оригиналов документов между делопроизводителями и секретарями, а также отправки документов на исполнение.

Внедрение технического решения «Массовая обработка документов по штрих-кодам» позволяет:

• экономить время сотрудников для обработки документов;
• быстрого определить местонахождение оригинала документа;
• значительно увеличить скорость передачи оригиналов документов в организации, а также отправки документов на исполнение;
• полностью контролировать процесс обработки документов;
• выбрать необходимые документы для дальнейшей обработки;
• анализировать историю массовой обработки документов;
• определить пользователя, осуществившего обработку документов.

  Пример работы

  Для решения разных задач обработки документов по различным алгоритмам, в DIRECTUM были разработаны несколько сценариев, справочник, мастер действий и введено понятие «вид обработки». Видом обработки могут быть, например, «Передача документов в Канцелярию» или «Отправка на исполнение».

  Для начала работы пользователь запускает мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам» и указывает вид обработки (рисунок 1).

  Рисунок 1. Мастер действий «Массовая обработка документов по штрих-кодам». Окно выбора вида обработки

  После выбора вида обработки пользователь по кнопке Далее переходит на вторую форму мастера действий, на которой видит краткую инструкцию к действию и приступает к сканированию штрих-кодов (рисунок 2).

  Рисунок 2. Окно сканирования штрих-кодов

  Для хранения считанных с помощью DIRECTUM RapID Waiter идентификаторов, а также другой полезной информации о процессе массового сканирования штрих-кодов создан справочник Результаты сканирования штрих-кодов. После того как пользователь указал вид обработки, создается новая запись данного справочника. В справочник заносится служебная информация о процессе сканирования: имя пользователя, идентификатор компьютера, дата и время обработки. В табличную часть списка объектов заносятся ИД отсканированных объектов, а также их наименования в системе (рисунок 3).

  Рисунок 3. Пример окна справочника Результаты сканирования штрих-кодов

  1 случай. При выборе вида обработки «Передача документов в Канцелярию» после завершения сканирования пользователь по кнопке Далее переходит на следующую форму мастера действий. На данной форме выводится список документов, штрих-код которых был считан. Также приводится ссылка на запись справочника с результатами сканирования (рисунок 4). Если пользователь передумал обрабатывать какой-либо документ, он просто может удалить строку с информацией по этому документу из табличной части записи справочника. Кроме того, у пользователя есть возможность добавить документы в обработку: вернуться по кнопке Назад на вторую форму мастера действий (рисунок 2) и дополнительно отсканировать штрих-коды недостающих документов.

  Рисунок 4. Окно выбора документов для обработки

  После того, как пользователь завершил формирование пула документов для обработки, он нажимает на кнопку Далее и переходит к обработке и ее результатам (рисунок 6).

  2 случай. При выборе вида обработки «Отправка на исполнение» для каждого отсканированного штрих-кода создается и открывается карточка записи справочника Поручения по РКК при наличии поручений (рисунок 5).

  Рисунок 5. Пример карточки записи справочника Поручения по РКК

  При необходимости создания поручения работник заполняет все необходимые и обязательные (*) поля и нажимает на кнопку ОК, поручение уходит на исполнение. После сканирования штрих-кодов и создания всех необходимых поручений на форме мастера действий пользователь нажимает на кнопку Далее и переходит результатам обработки (рисунок 6).

  В зависимости от указанного вида обработки (рисунок 1), запускается соответствующий сценарий, который «пробегается» по всем документам табличной части и выполняет необходимые действия в системе. Информация о статусе обработки записывается в табличную часть справочника с результатами для каждого документа. После обработки документов выполняется переход на финальную форму мастера действий, на которой приведены результаты работы сценария (рисунок 6):

  Рисунок 6. Окно результатов работы сценария
  • • общее количество обработанных документов;
    • количество успешно обработанных документов;
    • документы, обработанные с ошибкой;
    • ссылка на запись справочника с детальной информацией.