Организация командировки сотрудника — процесс трудоемкий, длительный и «дорогой». В нем участвует большое количество человек: командируемый, его руководитель, бухгалтеры, делопроизводители, секретари. При передаче бумажных документов от одного сотрудника к другому отчеты и документы легко теряются. Если сотрудники заполняют отчеты вручную, велик риск внести в них случайные ошибки.

Благодаря автоматизации каждого этапа комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты» сохраняет целостность и прозрачность всего бизнес-процесса:

• создание, согласование и утверждение заявки на командировку;
• формирование приказов, служебных записок и сопроводительных документов;
• занесение и хранение подтверждающих документов в системе;
• распознавание реквизитов документов и извлечение данных, которые в них содержатся;
• заполнение, подписание и согласование авансового отчета;
• контроль за предоставлением оригиналов подтверждающих документов.

Формировать и согласовывать авансовый отчет можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты. Для этого прикладному разработчику достаточно настроить существующий типовой маршрут, добавив в него нужные этапы.

Как это работает

Вас отправляют в командировку

Для оформления командировки сотрудник отправляет заявку — задачу по типовому маршруту «Оформление командировки». Автоматически создается карточка командировки, в которой он указывает цель и длительность поездки, а также предположительную сумму расходов. Здесь же можно запросить покупку билетов до места назначения или указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте:

Справочник «Командировки»

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. При необходимости сотрудник может вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист, оформленный в свободном стиле.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Как проходит согласование командировки

Руководитель отдела рассматривает заявку на командировку и проверяет, верно ли заданы условия. Если условия устраивают, то он согласует ее, если нет — отправляет на доработку.

После утверждения заявка отправляется бухгалтеру, который согласует ее и перечисляет командируемому аванс.

Утверждение приказа на командировку

Как только заявка согласована, в системе автоматически формируется приказ на командировку и направляется на подписание руководителю компании.

Для утвержденного приказа сотрудник, ответственный за регистрацию, заводит внутреннюю регистрационно-контрольную карточку (РКК) и присваивает ему регистрационный номер.

Как сформировать авансовый отчет

Командируемый получает задание на ознакомление с приказом. После выполнения задания ему приходит подзадача на оформление авансового отчета. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.

Приступить к оформлению авансового отчета он может еще до возвращения из поездки. Для этого командируемый фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на служебный электронный ящик организации. Для этого достаточно иметь телефон.

Рутинные операции выполняются без участия человека:

• Электронные документы передаются в систему, где распознаются сервисами Ario и связываются с ранее созданной записью отчета.
• Данные из чеков, содержащих QR-код, а также авиа- и железнодорожных билетов автоматически заносятся в табличную часть отчета.

После возвращения из командировки сотрудник открывает задачу на оформление авансового отчета и проверяет автоматически созданную запись:

Справочник «Авансовые отчеты»

Большинство данных в полях уже заполнены. При необходимости их можно дополнить, например, занести в систему недостающие документы или перенести данные о расходах из рукописных накладных, которые не распознались в системе.

Затем сотрудник выполняет задание на оформление отчета. Руководитель командируемого, а затем — бухгалтер согласуют сформированный отчет. На завершающем этапе сотрудник передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию, после чего отчет считается закрытым.

Если нужно подготовиться к проверке

С помощью решения можно в пару кликов выгрузить комплекты отчетных документов по авансовым выплатам. В специальном окне бухгалтер задает необходимые критерии, например, период или нужную организацию, и через пару минут комплекты документов выгружаются в указанную папку:

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет компании закрыть все вопросы по оформлению командировок: от подачи заявки до согласования отчета. При этом автоматизируется работа всех сотрудников, которые задействованы в процессе.

Снижается трудоемкость. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде.

Сокращаются трудозатраты. Сотрудник не занимается рутинными операциями по занесению документов в систему, переносу данных из бумажных документов в электронные и не тратит время на кропотливые расчеты.

Сокращается риск ошибок. Человеческий фактор перестает быть причиной постоянных доработок и продолжительных согласований. Руководители компании уверены, что в сформированных документах все вычисления и данные верны.

Снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а представление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери необходимых документов.