Одной из наиболее часто возникающих в ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД), как собственно и любой другой корпоративной системы, задач является интеграция СЭД с уже существующими на предприятии системами и решениями.

Наиболее востребованный класс систем, с которыми, как правило, сразу необходимо организовать взаимодействие — это финансово-учётные и ERP-системы.

Чаще всего такие системы давно существуют в организации и успешно решают возложенные на них задачи. Более того, интеграция с ними явно и сразу приносит качественный эффект. На передний план выходят такие задачи, как устранение дублирующих процессов, ускорение обработки данных, повышение скорости получения отчетов и т.п.

Поэтому сегодня основная задача интеграции различных систем — это обмен данными между ними. Как и всегда данные вводятся там, где они появляются, и затем могут использоваться любыми интегрированными друг в друга системами.

На сегодняшний день большинство производителей корпоративных систем управления решают подобные задачи в индивидуальном порядке с каждым заказчиком. У такого подхода есть ряд минусов:

• Длительность разработки: индивидуальный цикл разработки проектирование, разработка, тестирование и т.п.
• Индивидуальное решение дороже как в разработке, так и при поддержке.
• Зависимость от компании-внедренца при дальнейшем развитии систем.

Технология

Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset ориентирован на решение типовых задач интеграции с финансово-учётными и ERP-системами:

• Синхронизация справочников:
  • передача данных из интегрируемой системы в DIRECTUM;
  • передача данных из DIRECTUM в интегрируемую систему.
• Сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM.
• Согласование в системе DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы.
• Просмотр электронных документов системы DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Основной элемент DIRECTUM Integration Toolset — коннектор (plug-in) — набор функций встроенного языка разработки IS-Builder, обеспечивающих выполнение действий интеграции для определенного типа систем.

Схематично процесс взаимодействия между системами можно представить следующим образом:

Решение

Для упрощения решения типовых задач интеграции предназначен набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset, входящий в базовый состав системы DIRECTUM.

Набор средств интеграции DIRECTUM включает:

• коннекторы к различным системам (приобретаются отдельно);
• инфраструктуру поддержки коннекторов в DIRECTUM;
• интерфейс к функциям интеграции;
• средства визуальной настройки коннекторов (справочники);
• агент, обеспечивающий обмен данными по расписанию или по событию;
• дополнительные средства разработки коннекторов.

Доступ к функциям коннектора осуществляется через единый интерфейс — специальный сценарий. Визуальные средства позволяют настроить согласованный обмен данными на уровне реквизитов справочников систем, выполнить преобразование и фильтрацию данных.

Основным инструментом настройки интеграции является справочник «Интегрированные системы», из которого происходит определение параметров работы с внешней системой и настройка обмена данными.

Каждая запись данного справочника представляет собой настройку взаимодействия с внешней системой, в ней задаются параметры подключения к системе, а также параметры, которые могут использоваться в функциях коннектора для различных целей.

DIRECTUM Integration Toolset. Cправочник «Настройки обмена данными с интегрированными системами»

Настройка правил обмена данными выполняется визуально, с помощью справочника Настройки обмена данными с интегрированными системами, доступ к которому также осуществляется из справочника Интегрированные системы. Визуальная настройка обмена данных заключается в определении соответствия справочников системы DIRECTUM и внешней системы, соответствия их реквизитов, а также текстов преобразования и фильтрации данных.

Таким образом, набор средств Integration Toolset сокращает стоимость и время, затрачиваемое на решение задачи интеграции системы DIRECTUM c ERP-системами. Технология в полной мере отражает принятую компанией DIRECTUM концепцию и является очередным шагом в направлении обеспечения «бесшовного» документооборота на базе удобной, легкой в освоении, быстрой системы. Для версий 4.8 и выше разработаны веб-сервисы интеграции между DIRECTUM и другими системами, если они установлены на серверах с возможностью связи только через Интернет.

Интеграция DIRECTUM с офисными приложениями

Офисные пакеты являются одними из самых популярных программных продуктов в современных компаниях. За счет интеграции с ними повышается удобство и скорость работы с объектами системы: действия над объектами DIRECTUM выполняются прямо из офисного приложения.

В DIRECTUM реализована интеграция с пакетами:

• Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Outlook, Project, PowerPoint);
• Apache OpenOffice и LibreOffice (Base, Writer, Calc, Impress, Draw, Math);
• МойОфис

Интеграция DIRECTUM с офисными приложениями

Используя интеграцию с Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Apache OpenOffice, LibreOffice или МойОфис, вы сможете совершать основные действия с документами, например, отправить документ вложением в задачу, просмотреть историю работы с ним, подписать электронной подписью.

Интеграционные действия доступны на ленте приложений Microsoft Office, МойОфис, в главном меню программ Apache OpenOffice и LibreOffice, а также из контекстного меню гиперссылки на объект системы.

Интеграция с офисными приложениями

Допустим, вам необходимо автоматически формировать заголовок договора. С помощью интеграции можно создать заголовок документа из реквизитов его карточки, например, даты, номера и предмета договора. При изменении реквизитов в карточке автоматически обновится и заголовок в тексте документа. Таким же образом можно обновлять штрихкод на документе и другие поля документа (подразделение, контрагенты и пр.).

Microsoft Outlook

Используя интеграцию с Microsoft Outlook, полученные письма и вложения легко сохранить как документы DIRECTUM или отправить задачей в системе.

Интеграция позволяет удобно работать с контактными лицами организаций: отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги DIRECTUM, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами».

Интеграция с MS Outlook

Помимо этого, интеграция дает возможность в пару кликов перенести из DIRECTUM в календарь Outlook различные мероприятия: выполнение крупных задач, совещания, плановые контакты из модуля «Управление взаимодействием с клиентами».

Microsoft Project

Используя интеграцию с Microsoft Project, вы сможете контролировать весь процесс реализации проектов от заполнения списка участников проекта до фиксации фактических результатов проекта:

• импортируйте список подразделений или конкретных сотрудников для заполнения ресурсов проекта;
• рассылайте исполнителям проекта задачи или уведомления о начале этапов проекта;
• отправляйте задачи на исполнение поручений по этапам проекта;
• связывайте с проектом необходимую документацию (ссылки на объекты системы DIRECTUM);
• заполняйте фактическое выполнение этапов из задачи DIRECTUM.