Доверенности
Быстрое оформление доверенностей по настроенным шаблонам. Визирование документов электронной подписью на основании выданных доверенностей, включая машиночитаемые.
Проблема
Подготовка доверенностей затягивается: руководитель не может оперативно подписать документ, находясь в командировке или работая удаленно.
Сотрудники тратят много времени на рутинные действия.
Поиск нужных доверенностей долгий и неудобный.
Сотрудники подписывают документы на основании устаревшей доверенности.
Решение
Перейти на цифровой формат работы с доверенностями:
- быстро создавать доверенности с помощью готовых шаблонов;
- оперативно их согласовывать и подписывать;
- вести единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
- быстро находить документы по сотруднику, сроку действия и другим критериям;
- подписывать документы ЭП на основании действующих доверенностей;
- автоматически заполнять сведения при подписании финансово-хозяйственных документов.
Возможности решения
В Directum RX документы можно подписывать на основе бумажных и машиночитаемых доверенностей.
Оформление доверенности
Машиночитаемая (электронная) доверенность создается в информационных системах, в которых есть соответствующая функциональность. Например, это может быть провайдер ЭДО, портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей, или своя информационная система. Затем она регистрируется в распределенном реестре ФНС и импортируется в Directum RX. С ее помощью сотрудник совершает юридически значимые действия от имени организации. Например, заключает сделки, подписывает документы, принимает и отпускает товар и т.д.
Простую доверенность также можно быстро создать в Directum RX, для этого используется готовый шаблон: часть информации в нем уже заполнена. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность ошибок. А если доверенность оформлена в бумажном виде, то в систему она заносится в виде скан-копии.
Права на доверенности назначаются автоматически, но строго регламентируются, так как документы содержат конфиденциальную информацию. Доступ получают автор документа и сотрудник, которому доверенность выдается. При необходимости права можно изменить вручную. Далее документ отправляется на согласование по регламенту.
Все созданные доверенности попадают в единый реестр. Чтобы быстро найти в нем нужные документы, используется фильтрация. Например, можно отфильтровать список по сотруднику, периоду действия и статусу.
У доверенности есть срок действия. Узнать о его приближении можно заранее, система уведомит об этом за несколько дней. В зависимости от настроек уведомление может прийти сотруднику, которому выдана доверенность, его непосредственному руководителю или автору документа.
Подписание документов на основании доверенности
Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, в том числе электронной, администратору достаточно настроить право подписи. Сделать это можно прямо в карточке. При этом автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, и период ее действия. Также сотрудник может задать ограничения, например, разрешить подписание договоров с суммой только до 1 миллиона рублей.
При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях заполняются на титуле покупателя или продавца.
Таким образом, оформление доверенности в Directum RX не требует много сил и времени: готовый шаблон помогает быстро заполнить данные, а с помощью единого реестра можно легко находить созданные и загруженные в систему электронные доверенности. Чтобы визировать документы на основании доверенности, достаточно настроить право подписи. Когда у доверенности заканчивается срок действия, то система заранее уведомляет об этом.
