Электронный обмен первичными документами в сети магазинов «Подружка»

3000

документов
в неделю

230

мультибрендовых
магазинов косметики

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 230 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в разных регионах России. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Подробнее

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 230 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в разных регионах России. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Подробнее

Цели и задачи проекта

Компания «Табер Трейд» имеет распределенную структуру — множество отделений по всей стране, более того, специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Масштабы документооборота впечатляющие, и минимизировать издержки помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена.

Так как контрагенты работают с разными операторами электронного документооборота, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовалась серьезный пересмотр всего процесса.

«На момент поиска вендора наша компания уже вела электронный документооборот с некоторыми товарными поставщиками. Но поскольку оператор ЭДО обязан хранить только квитанции и протоколы, а не сам электронный документ, то первостепенной задачей для нас стала организация архива электронных документов.

Также было важно автоматизировать процесс проверки документов, гарантировать легкий доступ к образу электронного документа из учетной системы, обеспечить поддержку мультиоператорности.»

Александр Василюк руководитель отдела ПО 1С и Майкрософт ООО «Табер Трейд»

Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):

  1. необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
  2. отсутствие единого электронного финансового архива документов;
  3. трудоемкость обработки поступивших документов;
  4. потребность в удобном инструменте согласования;
  5. нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.

Решение задач

Решение: внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.

Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы

Задачи:

  1. Автоматизировать работу с нетоварными ПУД, поступающими из сервисов обмена.
  2. Организовать электронный финансовый архив документов.

У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность — условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.

Как это работает

  1. Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в систему электронного документооборота (СЭД), где автоматически связывается с договором по сделке.
    Все документы по договору образуют единый комплект, так пользователь легко может найти всю информацию по сделке, если у него есть права доступа.
  2. СЭД автоматически определяет ответственного за обработку менеджера — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент.
    Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
  3. После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру.
    Как только документ согласован в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в 1С для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.

Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.

Этап 2. Товарные первичные учетные документы

Задачи:

  1. Автоматизировать работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
  2. Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.

Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью — приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.

Как это работает

  1. Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
  2. После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру.
    На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
  3. После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
  4. Пришедший УПД автоматически загружается в СЭД, где по номеру заказа автоматически сверяется с проектом проводки в учетной системе.
    - суммы заказа;
    - суммы НДС;
    - GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
  5. Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
  6. После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
  7. Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.

Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.

Результаты проекта

Единый финансовый архив, организованный в СЭД, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе DIRECTUM предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.

По состоянию на октябрь 2019 года розничная сеть «Подружка» принимает около 3 000 документов в неделю. В планах — увеличить поток до 4 500 документов.

Среди плюсов проекта выделю, что были оптимизированы транспортные расходы на доставку документов, процедура приемки товаров ускорилась, уменьшилось количество ошибок при работе с документами, сократились расходы на ФОТ.

В будущем компания «Табер Трейд» планирует автоматизировать еще несколько процессов. Среди них — отправка актов ТОРГ-2, согласование входящих счетов и договоров.

Александр Василюк руководитель отдела ПО 1С и Майкрософт ООО «Табер Трейд»

Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе DIRECTUM сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:

  • обработка товарных и нетоварных ПУД в системе электронного документооборота подразумевает строгую маршрутизацию документов — соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
  • процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
  • снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
  • все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.

Похожие проекты

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях DIRECTUM. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами