Цифровизация ключевых бизнес-процессов
старейшего регионального банка России

Цели и задачи

Высшее руководство банка поставило целью цифровую трансформацию бизнеса:

• перевести внутренний документооборот в электронный формат и полностью уйти от бумаги;
• автоматизировать работу с кредитными заявками;
• сформировать единый электронный архив документов;
• сократить сроки цикла договорной работы, обработки документов и запросов.

Решение

Подрядчиком на проекте выступил генеральный партнер Directum, компания МайТэк.

В банке приняли решение перевести в электронный вид процессы договорной работы и делопроизводства на базе отечественной системы Directum RX.

Внедрение началось в головном офисе, после чего функциональность распространили на филиалы банка в ПФО: 10 подразделений банка в городах Республики Татарстан, Самаре, Ульяновске и Уфе. Систему адаптировали под особенности работы в регионах, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность.

Банковская специфика

Настроили работу со входящими и исходящими документами. Команда внедрения разработала в системе уникальные бизнес-процессы и виды документов по специфике банковской сферы:

• заключение о рисках;
• паспорт продукта;
• служебная записка на списание безнадежной задолженности;
• кредитные распоряжения;
• тариф РКО.

Чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов, в банке настроили виджеты, инструменты контроля исполнения поручений и адаптировали регламенты под внутренние требования.

Заключение о рисках

Эксперты добавили роли для регламентов внутреннего документопотока. При формировании заключения о рисках автоматически назначаются ответственные. Например, в карточке заключения в поле «Инициатор» вносится имя сотрудника, который создал заявку на заключение. В системе будет видно автора служебной записки, итоговая версия заключения сформируется со всеми подписями, смежным отделам автоматически придет уведомление для своевременного старта последующих работ.

Служебная записка на закупку

Процесс был настроен для связи инициатора закупки с конечным исполнителем. За счет автоматизации запросы на закупку стали оформляться быстрее — сократилось время простоя, повысилась производительность. Служебные записки на закупку теперь подотчетны и контролируются централизованно. Появилась возможность отслеживать этапы закупки оборудования от старта и до получения на руки. Благодаря прозрачности процесса возросло доверие и снизились риски.

Штамп согласующих подписей

Команда проекта визуализировала электронные подписи в формате штампа для многих видов документов, что ускорило процесс документооборота и облегчило согласование:

• теперь сотрудники банка не распечатывают и не изучают отдельно лист согласования, подписи уже проставлены на каждом листе документа. Физическая отправка и собственноручное подписание не нужны;
• согласование, конвертация документов и проставление штампов происходят автоматизированно в системе;
• штамп согласующих подписей предотвращает несанкционированные изменения документа, поскольку содержит электронную подпись каждого согласующего лица.

Особенности проекта

Для бесперебойной работы системы специалисты МайТэк перенесли её в облако, так как вопрос закупки серверного оборудования требовал от заказчика отдельной проработки. Такое решение позволило приступить к цифровизации бизнеса, не дожидаясь поставки оборудования. Далее была проведена миграция на физические серверные мощности Энергобанка.

Подход гарантировал сохранность информации, препятствовал несанкционированному доступу к конфиденциальным данным. Система функционировала без сбоев даже при высокой нагрузке.

Результаты проекта

Высшее руководство банка поставило целью цифровую трансформацию бизнеса:

1. Средняя длительность рабочих процессов сократилась на 20%, задачи и внутренние операции выполняются гораздо быстрее. Как следствие — ускорились и процессы для клиентов банка.
2. К Directum RX с удобным интерфейсом подключились 10 филиалов банка в разных регионах и 300 сотрудников. Это повысило управляемость и прозрачность процессов.
3. На 20% сократились расходы на бумагу, печать и доставку.
4. В электронный вид переведены 40 регламентов, 121 вид документа и 50 категорий договоров. За счет автоматизации рутинных операций ускорились процессы работы.

Исполнитель