Как кадровой службе госучреждения перестать бегать с документами?

Органы государственной власти (ОГВ) активно осваивают новые технологии. Ведомства совершенствуют ИТ-инфраструктуру, внедряют новые программные решения, чтобы упростить жизнь сотрудников. Вводятся организационные изменения и внедряются принципы работы с внутренним клиентом.

При этом клиентоцентричность государства начинается с эффективного управления его главным ресурсом — людьми. Тем удивительнее тот факт, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) всё еще широко не применяется в государственных организациях. Цифровизация кадровой службы помогает повысить эффективность ее работы. Опыт перехода на КЭДО коммерческих организаций это подтверждает.

В статье разберемся, как современные инструменты помогут кадровой службе органов гос. власти перестать бегать с документами и сосредоточиться на более важных задачах.

Пройденный путь и новые вызовы

За последние годы кадровое делопроизводство (КДП) в ОГВ преобразилось. Видна тенденция на централизацию, внедряются профильные информационные системы, в субъектах РФ появляются единые кадровые службы. Широкое распространение получили современные HRTech-решения:

1. Кадровые учетные системы дают возможность вести учет сотрудников, их личных дел, трудовых договоров. Они помогают оформлять отношения между работодателем и работником, рассчитывать заработную плату.
2. Порталы предоставляют сотрудникам доступ к необходимой информации по организации и объединяют услуги ведомства в режиме «одного окна».

Несмотря на проделанную работу, трансформация кадровой службы далека от завершения, и делопроизводство часто ведется вручную. Заявления на отгул или приказы на отпуск продолжают лежать на столе руководителя в ожидании подписания или согласования, ведомственные архивы переполняются документами, а массовое ознакомление с приказом обязательно требует «приделать к документу ноги».

Рабочих процессов, требующих постоянного внимания специалистов кадровой службы, множество. Вот лишь некоторые из них:

• прием на госслужбу или на работу в ведомство согласно ТК РФ;
• управление отпусками и больничными листами;
• ведение и учет личных дел;
• ознакомление с расчетными листками;
• подписание и согласование кадровых документов;
• ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА);
• передача кадровых документов на хранение;
• согласование и учет наград.

Большой объем рутинных задач негативно влияет как на кадровиков, так и на рядовых сотрудников. Первые должны постоянно проверять статус работ, следить за соблюдением сроков и норм законодательства, а вторые — ждать бесконечного согласования документа.

А если в штате тысяча или десять тысяч работников? Нагрузка на кадры становится колоссальной. В таких условиях растет риск человеческих ошибок, а сам процесс движения документа остается непрозрачным.

Показательный пример — централизованная кадровая служба (ЦКС) на уровне субъекта РФ. ЦКС организуется в Аппарате правительства, при этом из органов исполнительной власти (ОИВ) кадровики исключаются. Такие нововведения показали свою эффективность, и многие регионы пошли по этому пути. В то же время это привело к компромиссам в части делопроизводства.

В отдельных ОИВ появляется выделенная роль — сотрудники, ответственные за кадровое взаимодействие. Они становятся теми самыми «ногами» для документов. Помимо основных обязанностей, они должны вручную вести документооборот и обеспечивать связь между кадровой службой и сотрудниками ОИВ. Естественно, это негативно сказывается на их работе и занимает много времени, особенно в моменты пиковых нагрузок, например при ежегодном планировании отпусков.

Внедрение КЭДО на уровне единой кадровой службы поможет упростить и ускорить процессы, а также получить максимальный эффект от централизации.

Переход на КЭДО

Классическое делопроизводство уже давно ведется в электронном формате — для этого в госорганах используются системы электронного документооборота. Эффект и результаты перевода документов в цифру доказаны на реальных проектах.

В рамках федерального проекта «Государство для людей» принимаются меры для повышения клиентоцентричности кадровых служб госорганов. Совершенствовать управление кадрами планируется за счет:

• повышения удобства процессов для «внутреннего клиента»;
• организация единой среды взаимодействия между сотрудниками;
• проактивного подхода к изменениям;
• поиска новых путей развития работников.

Если раньше кадровые специалисты выполняли поддерживающую функцию, следили за соответствием законодательным нормам и администрировали КДП, то сейчас фокус смещается в сторону управления талантами и внимательного отношения к потребностям сотрудников. Следующим шагом становится цифровизация кадрового делопроизводства.

Внедрение кадрового ЭДО даст возможность:

1. Снизить затраты ОГВ за счет сокращения времени на рутину. Исчезнут издержки на создание, хранение и транспортировку бумажных документов, что поможет соблюсти принципы бережливости.
2. Повысить клиентоцентричность по отношению к сотрудникам за счет внедрения удобных и доступных кадровых сервисов для всех пользователей.
3. Исключить дублирование функций специалистов и потери документов при согласовании, кратно уменьшить количество ошибок при оформлении документов и сократить издержки на повторное оформление.
4. Повысить прозрачность процессов для сотрудника кадровой службы, руководителя и рядового пользователя.
5. Организовать удобное хранение и быстрый поиск необходимых электронных документов.

Трансформация кадровой службы с Directum HR Pro

Для завершения качественной трансформации ведомствам необходима надежная основа. Продукт должен быть зрелым и нести в себе богатую функциональность из «коробки», а вендор — обладать опытом и компетенциями при работе с государственными структурами. При этом решение должно быть достаточно гибким для создания новых сервисов и органично вписываться в существующий ИТ-ландшафт.

Компания Directum более 36 лет разрабатывает и внедряет решения для цифровизации документооборота и бизнес-процессов. За это время сформировалась экосистема прикладных решений для самых разных задач. Directum HR Pro — один из флагманских продуктов компании. Это не просто система КЭДО, а мощный инструмент для управления кадровыми процессами, услугами и документами ОГВ.

Directum HR Pro помогает организовать в цифре, ускорить и упростить:

• подписание кадровых документов работником организации и работодателем;
• классический и полностью удаленный прием на работу;
• управление бумажным и электронным кадровым документооборотом;
• планирование и учет отпусков;
• работу с командировками и авансовыми отчетами;
• разработку и перевод собственных услуг в электронный вид.

Компания обладает богатым опытом цифровизации как отдельно взятых ведомств, так и правительств регионов. В числе клиентов Directum: Правительство Удмуртской Республики, Правительство Тюменской области, Администрация Губернатора Владимирской области, Правительство Вологодской области и другие.

За годы работы специалисты Directum сформировали экспертизу по проектам в государственном секторе. Вендор активно участвует во всех значимых инициативах государства, входит в экспертную группу Минтруда по порталу «Работа России», экспертные группы Минцифры по передаче документов на Госуслуги (ЕПГУ) и по подписанию документов с помощью Госключа.

Внедрение Directum HR Pro дает возможность вывести работу кадровой службы органа государственной власти на новый уровень и раз и навсегда избавить сотрудников от рутинных задач.