Как по ГОСТу: цифровизация научно-технической документации в Сколтехе

О компании

Сколковский институт науки и технологий — автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования, которая была создана в 2011 году при участии Массачусетского технологического института (MIT).

Сколтех строит свою работу, опираясь на лучшие традиции российских и международных образовательных и исследовательских практик, делает особый акцент на предпринимательской и инновационной деятельности.

Предпосылки проекта

Работа с научно-технической документацией (НТД) требовала значительных ресурсов — времени, внимания и усилий сотрудников. Чтобы сократить затраты и повысить эффективность, в институте решили перевести работу с НТД в цифровой формат. Цифровизация дала возможность:

• ускорить поиск нужных стандартов и регламентов;
• настроить быстрый доступ к актуальным версиям документов;
• исключить ошибки при ручном вводе обозначений и кодов;
• внедрить инструменты для быстрой подготовки и оформления документов.

Также было важно унифицировать и автоматизировать обозначение документов, чтобы вести документацию по государственным стандартам, и предоставить сотрудникам быстрый доступ к актуальной информации в одном окне.

Решение должно было поддерживать:

• ведение единого реестра изделий;
• структурированное хранение конструкторской и технологической документации;
• классификацию и кодировку документов по ГОСТам, генерацию децимальных номеров;
• поиск документов по изделиям и их составу;
• необходимую нормативно-справочную информацию.

Было решено использовать уже внедренную в институте цифровую платформу Directum RX. Сколтех с 2022 года переводит процессы документооборота в цифровой вид именно на базе решений Directum, в институте уже используется «Управление проектами». Поэтому выбор был очевиден — платформа уже доказала свою эффективность и помогает без сомнений масштабировать цифровизацию на новые процессы.

Решение

Для системного хранения и управления научно-технической документацией в Сколтехе разработали специализированное решение на базе Directum RX. Оно учитывает внутренние процессы, требования ГОСТов и особенности проектной деятельности института. Работы по проекту выполнялись компанией АрмаДок, партнером Directum.

Организация хранения НТД

Хранение основано на структуре, состоящей из трех уровней:

• Документ — конструкторский или технологический документ, который разрабатывается на определённое изделие;
• Изделие — продукт, разрабатываемый по результатам научно-технических изысканий, существует в рамках проекта;
• Проект — регистр верхнего уровня, представляет собой кастомизировнный справочник «Проекты». Проект подчиняет одно или несколько изделий.

Каждый проект объединяет одно или несколько изделий. Документы привязываются к конкретным изделиям, но один и тот же документ можно использовать сразу для нескольких изделий.

Все элементы системы приведены в соответствие с ключевыми требованиями государственных стандартов в области конструкторской и технологической документации: ГОСТ Р 2.201-2023, ГОСТ Р 2.102-2023, ГОСТ 2.103-2013, ГОСТ 3.1201-85, ГОСТ 3.1102-2011.

Организация реестра изделий

Чтобы создать документ, сначала нужно внести в систему данные об изделии. Все изделия регистрируются в справочнике, где каждая запись оформляется в виде карточки.

В карточке изделия указывается основная информация по нему: наименование проекта, в рамках которого создается изделие, головное изделие (если оно есть), правообладатель, наличие макетов и образцов, а также децимальный номер. Последний присваивается строго по ГОСТу — с помощью специального диалога, который помогает не допустить ошибок.

Система поддерживает два способа обозначения изделий: обезличенный и объектно-ориентированный.

Для удобства карточка включает встроенные классификаторы:

• государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ);
• стадии разработки (единый список для КД и ТД);
• уровни готовности технологий.

Дополнительно можно указать ключевые слова, связи со смежными проектами и сведения о разработчиках. Информация по исполнителям может автоматически подгружаться из проекта, но при необходимости ее можно скорректировать вручную.

Унифицированная карточка документа

Чтобы упростить работу с большим количеством научно-технических документов, была разработана единая универсальная карточка документа. Она используется для всех видов документов — и технологических, и конструкторских, — объединяя их под общим типом «Научно-технический документ». Специфика каждого вида при этом реализуется через отдельные настройки внутри карточки.

Карточка НТД сочетает в себе важные возможности:

• встроенный справочник видов научно-технической документации;
• кодификация документов по видам в соответствии с ГОСТ и с возможностью добавлять дополнительные обозначения, например, по схемам;
• механизм формирования децимального номера документов по ГОСТам. Для конструкторских документов, как и для изделий, поддерживаются обезличенный и объектно-ориентированный способы обозначения.

При заполнении номера технологических документов система использует справочные данные: виды технологической документации, виды технологических процессов по организации и по методу выполнения. Пользователь вводит понятные наименования, а система самостоятельно подставляет нужные коды.

Кроме того, в роли организации-разработчика по документу может выступать не только Сколтех, но и контрагенты института, что делает решение гибким и универсальным.

Настройка прав доступа

Создавать научно-технические документы могут все пользователи системы. При этом права доступа к документам распределяются автоматически по проектам: ответственность за документы получают назначенные лица, связанные с конкретным проектом. Такой подход обеспечивает прозрачность работы, облегчает контроль за процессом и защищает конфиденциальную информацию за счет разграничения прав доступа.

Поддержка пользователей

В работе с научно-техническими документами важно строго соблюдать множество стандартов — их около десяти. На практике это создает сложности как для разработчиков документов, так и для нормоконтролеров.

Чтобы упростить процесс и избежать ошибок, все правила и нормы оформления документов интегрировали прямо в карточку документа. Для удобства пользователей добавили контекстные диалоги, которые помогают быстро получить подсказки по правилам обозначения и автоматически сформировать или скорректировать номер документа с учетом требований ГОСТов.

Интеграция в рабочее пространство

Для удобства работы с решением была доработана обложка одного из модулей — в нее добавлен новый функциональный блок «Научно-техническая информация».

Этот блок помогает быстро создавать конструкторские и технологические документы, а также обеспечивает удобный доступ к реестрам изделий и документов.

Все нормативно-справочные данные вынесены в отдельный блок, которым могут управлять администраторы системы и делопроизводители. Благодаря этому при обновлении ГОСТов, например, при появлении новых видов документов, изменения можно оперативно внести в систему.

Учет и контроль

С помощью списков изделий и документов в системе контролируется соблюдение правил оформления и нумерации, своевременно выявляются отклонения мониторинга процесса.

Результаты и планы

Проект охватил 1600 пользователей. В системе поддерживается более 90 видов научно-технической документации, учитываются требования государственных стандартов — по ЕСКД и ЕСТД — и нормы делопроизводства института.

Сегодня в Сколтехе на базе Directum RX создана удобная информационная среда, которая позволит развивать и улучшать регламенты работы с НТД в будущем.

В результате проекта:

• время регистрации документа сократилось в 5 раз — с 15 до 3 минут;
• поиск документов ускорился в 5 раз;
• ошибок при присвоении номеров и обозначений стало на 80% меньше.

В дальнейшем институт планирует прорабатывать расширение функциональности в части ведения и учета программной документации.

Исполнители