Архивное хранение электронных документов

Цифровые бизнес-процессы и документооборот — привычная модель работы для большинства компаний, тем более если это крупное предприятие. Оптимально выстроенная коммуникация между подразделениями, особенно удаленными — основа эффективности и конкурентоспособности.

Даже в средних компаниях внедрено множество ИТ-решений, все больше видов документов переводится исключительно в цифровой вид. Хранение столь объемного массива информации становится проблематичным — оперативные цифровые хранилища заполнены, это сказывается на быстродействии систем и требует дополнительных затрат.

Что такое временное и постоянное хранение документов

Документальный фонд — это все документы организации: поступившие извне, созданные для внутреннего использования и исходящие.

Согласно законодательству, организации обязаны обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются различными перечнями и другими нормативными актами. Наиболее широко применяемый — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» (утвержден приказом Росархива № 236).

Документы могут иметь временные или постоянные сроки хранения. У временных сроков выделяют две категории: до 10 лет включительно (для большинства бухгалтерской отчетности срок — 5 лет) и более 10 лет (для трудовых договоров — минимум 50 лет). Если срок хранения определен как «постоянный», значит он не ограничен.

Документы с периодом хранения до 10 лет включительно составляют оперативный фонд организации. Оперативное хранение начинается с момента, когда документ исполнен или закончился период его использования в документообороте.

Документы с временным сроком хранения свыше 10 лет и постоянно, относятся к долговременному фонду и должны передаваться в архив организации.

Что важно в хранении электронных документов

Сейчас в организациях 30-80% официальных документов хранится в бумаге, но объем электронных оригиналов неуклонно растет, а значит актуальность задачи цифровизации архивов повышается.

Кроме того, есть электронные документы, создание и хранение которых не регулирует законодательство, они не участвуют в делопроизводстве. Это могут быть различные рабочие файлы, сводки, заметки, концепции, сопроводительные тексты, технические задания и коммерческие предложения.

Такие электронные документы создаются в рабочей области некой информационной системы. Документы формируются в соответствии с назначением и требованиями к составу реквизитов и формату и т.д.. Могут быть текстовые, бухгалтерские, договорные, конструкторские, сметные. Они могут создаваться в информационных системах разных классов (HRM, ERP, ECM, MES, CRM) — это оперативная среда. В некоторых компаниях для юридически значимых документов существует единая среда — оперативный цифровой архив. Например, такой архив можно реализовать в системе Directum RX.

Документы в зависимости от нормативного срока хранения и востребованности распределяются между двумя областями: оперативной или архивной.

Не стоит объединять оперативный и долговременный цифровые архивы. Каждая сфера имеет свои требования, в том числе законодательные и пользовательские. Архивное хранение в оперативной системе — это методическая ошибка, которую допускают многие компании и разработчики систем хранения электронных документов.

Если говорить о документах, правила хранения которых регулируются законодательством, то принципы формирования архивов одинаковые и для бумаги, и для цифры. Но есть дополнительные нормы, которые касаются только электронных документов.

Процедуры сохранности и порядок работы с электронными архивными документами регламентируют:

• «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
• «Типовые функциональные требования к системам хранения электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69.

Правильное оперативное и архивное хранение

Новые правила из приказа № 77 предписывают следовать принципу содержания документов временного срока хранения отдельно от документов длительного и постоянного сроков, а также рекомендуют использовать системы хранения электронных документов (СХЭД). В приказе есть целый раздел, посвященный этому вопросу (Раздел Х). Организации широкого круга могут использовать правила, выработанные экспертами, как методические материалы.

Новые правила подробно описывают требования к

• обеспечению сохранности;
• поддержанию юридической значимости;
• разграничению прав доступа;
• порядку приема-передачи;
• использованию документов и электронной подписи.

Работа СЭД строится по правилам классического делопроизводства, а СХЭД — по правилам архивного дела. Надо понимать, что для хранения электронных документов с временными сроками до 10 лет не нужны излишние архивные процедуры. Их можно хранить в оперативных информационных системах.

А вот архивное хранение немыслимо без специфических действий. Например, в оперативной ИС не нужно формировать иерархическую структуру — фонд, сводная опись, годовой раздел, дело.

Как обеспечить юридическую значимость

Чтобы электронный документ обладал юридической силой и мог выступать в качестве доказательства в спорных ситуациях, он должен соответствовать критериям:

• оформление согласно установленному порядку: для разных видов документов предусмотрена определенная форма с набором реквизитов;
• содержание документа не противоречит законодательству РФ;
• подписание уполномоченным лицом с соблюдением требований и правил подписания;
• целостность и подлинность, и это может быть подтверждено в любой момент.

Дополнительно для электронных оригиналов требуется соблюдать установленные законодательством РФ регламенты, например, такой предусмотрен для создания и обмена счетами-фактурами.

На длительных сроках хранения важно обеспечить правильное воспроизведение и сохранность информации. Для этого используют архивные форматы, которые позволят прочитать документы спустя продолжительное время, а для защиты — хэширование, проверку целостности и неизменности контента. Для электронной подписи (ЭП) при этом используют метку доверенного времени.

Стандартно сертификат ЭП действует лишь в течение года. В новой редакции 63-ФЗ появилось понятие «длинных» сертификатов ЭП со сроком действия до 12 лет. Но они не решают проблему хранения документов с большими сроками и бессрочных. После завершения действия такого сертификата снова возникнет проблема с доказательством подлинности ЭП.

Постоянно переподписывать все документы новой ЭП слишком сложно и хлопотно. Чтобы обеспечить долговременное хранение, используют метки доверенного времени на основе технологии CAdES. Тогда вместе с ЭП остается информация о доверенном времени (подтвержденном времени), и к ней присоединяется перечень сертификатов ЭП или подтверждение удостоверяющего центра о том, что этот сертификат был действующим в момент подписания.

То есть при хранении появляется еще один гарант того, что в ходе подписания сертификат ЭП был действителен — служба штампов времени со своим длительным сертификатом. В момент до завершения действия сертификата службы штампов времени документы должны пройти процедуру перештамповки. Таким образом, при долговременном хранении получается целая цепочка ЭП, завершает которую подпись с действующим сертификатом. Саму процедуру перештамповки проводят автоматически, если используется специализированное решение. Это как раз функция архивных систем.

Ответственность и штрафы за неправильное хранение

Ответственность за надлежащее хранение документов в первую очередь несет руководитель организации. Однако, внутренние нормативные акты могут возлагать ответственность на других сотрудников, например, архивиста, руководителя канцелярии или на любого другого сотрудника. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия, на это указывает Федеральный закон от 14.07.2022 № 357-ФЗ.

Наказания грозят организациям и должностным лицам, которые не соблюдают сроки хранения документов, то есть уничтожают или утилизируют архивные документы раньше утвержденных сроков.

При этом штрафы за неправильное хранение документов с 2020 года увеличились. Новые штрафы для должностных лиц составят от 3000 до 5000 руб., для граждан — от 1000 до 3000 руб. Кроме того, законодатели ввели новые штрафы для организаций — от 5000 до 10 000 руб., ранее они не были предусмотрены. Поправки в КоАП внес Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ.

Неправильное хранение и непредставление первичных бухгалтерских документов грозит и более существенными финансовыми потерями.

Подводим итоги

Правильное архивное хранение — это порядок в документах, соблюдение требований законодательства, охрана исторической ценности. Сохранность и безопасность информации работает на стабильность организации. Когда информация находится в надежном архиве, компания может защитить себя и предоставить сведения в случае возникновения споров или судебных разбирательств.