Дата материала: 03.05.2024

Корпоративный портал:
для чего нужен и как внедрить

Коммуникацию с коллегами, управление задачами, согласование документов и многое другое можно перенести в единую онлайн-среду — корпоративный портал. При грамотном подходе он заменит десяток программ, приложений и систем. Разберёмся, из чего состоит это информационное пространство и какие функции выполняет.

Корпоративный портал — эффективный HR-инструмент и не только

В первую очередь корпоративный портал для сотрудников рассматривают как онлайн-платформу для развития внутренних коммуникаций, повышения лояльности к компании и других HR-задач. Однако в «виртуальный офис» можно перенести и другие бизнес-процессы. Какие именно, покажем на конкретных примерах.

Главная страница Directum Portal настраивается как конструктор, чтобы всё важное было под рукой
Главная страница Directum Portal настраивается как конструктор, чтобы всё важное было под рукой

Задача 1: объединить сотрудников из разных офисов и филиалов

Инструменты: мессенджер, блог компании, внутренняя социальная сеть

Результат: переписка и другие коммуникации персонала происходят только на внутреннем портале. Это экономит время при поиске нужного сотрудника, упрощает выполнение многих рабочих задач.
Чтобы запросить информацию у коллеги из соседнего филиала, достаточно найти его почту или ник в корпоративном мессенджере.

Задача 2: повысить лояльность и мотивацию

Инструменты: блог, магазин корпоративных подарков, система рейтингов

Результат: с помощью портала сотрудники узнают новости компании, ищут друзей по интересам, делятся собственными успехами. Всем этим, конечно, можно заниматься и в коридоре у кулера. Но гораздо эффективнее создать онлайн-среду, которая будет вовлекать работников в жизнь компании и поощрять профессиональный рост.

Задача 3: создать удобную среду для онбординга

Инструменты: база знаний, WIKI, онлайн-тестирование

Результат: всё необходимое для адаптации новичков находится на одном ресурсе, в том числе описание бизнес-процессов, знакомство с корпоративной культурой, экспертные статьи и видео.

Задача 4: организовать кадровые сервисы и процессы

Инструменты: кадровый электронный документооборот (КЭДО), личный кабинет

Результат: сотрудники планируют отпуск, оформляют отгулы, заказывают справки, знакомятся с локальными нормативными актами, и всё это без кипы бумаг, за несколько кликов на внутреннем портале. Кадровый ЭДО также снимает часть нагрузки с HR-отдела.

Одно окно сервисов для сотрудников: от планирования отпуска до заявок на новое оборудование

Задача 5: организовать управление проектами и совместную работу

Инструменты: календарь, онлайн-редактор, agile-доски

Результат: весь цикл проекта или задачи проходит «в одном окне», не нужно переключаться между разными программами. Например, на корпоративном портале можно запланировать совещание, подготовить отчёт или другой документ, сообща его отредактировать и согласовать, подключить коллег из других отделов, следить за статусом выполнения задачи.

В календаре есть всё необходимое, чтобы спланировать рабочее время, организовать встречу, забронировать переговорную комнату

Какой внутренний портал выбрать — готовое решение или индивидуальную разработку

Решение «из коробки»

Небольшим и средним компаниям подойдёт готовый ИТ-продукт с базовым набором функций. Его преимущества: быстрое внедрение, единоразовые расходы на покупку, не нужен штатный специалист для поддержания системы, достаточно техподдержки.

Доработка системы

Если базовых функций недостаточно, можно взять готовое решение и дописать недостающие решения. Например, добавить интеграцию с ERP или HRM-системами.

Разработка с нуля

Если ни один из готовых вариантов организации не подходит, значит, остаётся писать внутренний портал с нуля. Этот путь подойдёт крупным компаниям, которые готовы вкладывать время и деньги в индивидуальное решение с учётом особенностей и потребностей бизнеса. Из минусов — долгое внедрение и потребность в специалистах для поддержания и доработки системы.

Что учесть при выборе корпоративного портала для сотрудников

  • Наличие мобильного приложения. Это необходимо для комфортной работы вне офисных стен. Например, чтобы вести переписку или назначить встречу в календаре;
  • максимальное количество сотрудников, на которое рассчитан портал, а также варианты масштабирования. Компания развивается, открывает филиалы и офисы, а это новые рабочие места и нагрузка на систему. Уточните у вендора, какие ограничения могут возникнуть при подключении новых пользователей;
  • как обеспечивается информационная безопасность системы, насколько хорошо проработана защита от утечки персональных и корпоративных данных;
  • интеграция с системой учёта, почтой, CRM и другими инструментами, которые компания использует в работе.
 

Тенденция последних лет — смотреть на корпоративный портал намного шире. Сегодня это не просто база знаний или методичка для сотрудников, это больше похоже на социальную сеть с доступом к необходимым для работы сервисам. Удобно и безопасно объединить в закрытом контуре кадровый ЭДО, управление проектами, инструменты для геймификации и мотивации и многое другое.

Артем Пермяков
директор по развитию Directum

5 шагов к успешному корпоративному порталу

  1. Создайте команду проекта, которая заинтересована в том, чтобы продукт был удобен и для руководителей, и для персонала.
  2. Выясните потребности сотрудников. Возможно, сразу воплотить все желаемые функции не получится, поэтому начните с самых приоритетных задач.
  3. Составьте подробное техническое задание. Перечислите требования к возможностям системы, безопасности, дизайну, срокам внедрения. Даже если покупаете решение «в коробке», не пропускайте этот этап, возможно, в будущем понадобится доработка отдельных функций.
  4. Начните заранее знакомить персонал с новой системой. Тестируйте продукт на небольших группах, остальным расскажите, какие выгоды для них несёт перенос коммуникаций в единое информационное поле.
  5. Не возвращайтесь к прежнему и привычному. В моменте переезд из гугл-доков и почты на внутренний портал может быть непривычным и неудобным, но в перспективе такое решение оценят все. Продумайте, как и в какие сроки будет проходить миграция из разрозненных сервисов на внутренний портал.

Удобный и функциональный корпоративный портал для сотрудников — это новый уровень цифровой культуры в российских компаниях. Он может стать проводником цифровизации кадровых процессов, упростить внутренние коммуникации, стать единой базой для хранения и систематизации данных.

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна