КЭДО может стать конкурентным преимуществом ритейлера
Оксана Сударева, руководитель домена управления персоналом ГК «Лента», о важности цифровизации
С 2017 г. в стране начали внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО). По результатам экспериментов, проведенных Минтрудом России среди работодателей, создана полноценная законодательная база для КЭДО. Кадровый электронный документооборот разрешен в ноябре 2021 г., когда были внесены соответствующие поправки в ТК РФ.
Пока цифровизация документооборота не является обязательной, но наиболее дальновидные компании уже переводят свои документы в онлайн с помощью соответствующих программных продуктов. Сами же системы для КЭДО прирастают функциональностью, подстраиваясь под разные потребности бизнеса и выходя далеко за пределы кадрового учета.
Активно включились в процесс внедрения подобных ИТ-решений и ритейлеры. В их числе DNS, «Магнит», «Холодильник.Ру», «Лента» и пр. Руководитель домена управления персоналом группы компаний «Лента» Оксана Сударева рассказала о том, какие бизнес-процессы интегрируются в системы для КЭДО, как внедряются такие решения и какие результаты они приносят.
Ведомости
Какие ИТ-инструменты за последнее время получили популярность в ритейле?
Оксана Сударева
Новые ИТ-инструменты изменили ландшафт информационных систем ритейла. Их появление связано с несколькими факторами. Пандемия COVID-19, во время которой сотрудники стали работать дистанционно, простимулировала торговые сети начать внедрение кадрового электронного документооборота. Масштабирование сети и развитие формата «магазин у дома» увеличило количество сотрудников, работающих в ночные смены и имеющих ограниченные возможности по взаимодействию с работниками кадровой службы.
Развиваются HRM-системы — программное обеспечение для автоматизации управления персоналом. Они помогают налаживать взаимодействие между сотрудниками и работодателями: планировать профессиональный рост сотрудников, оценивать эффективность их работы, устанавливать KPI и пр.
Ритейл активнее использует сервисы, связанные с аналитикой данных. В том числе на основе искусственного интеллекта. Они помогают предсказывать тренды, проводить оптимизационные процессы, прогнозировать продажи и выстраивать график сотрудников на этой основе. Важно понимать, что любая аналитика — это флагман в принятии корректных управленческих решений.
В ритейле применяются технологии дополненной реальности. Например, при разработке различных учебных продуктов.
Ведомости
Как, с учетом масштабной сети магазинов и распределительных центров, налаживается кадровый электронный документооборот? Какие инструменты используются для этих целей?
Оксана Сударева
Фундаментом для внедрения кадрового электронного документооборота выступают сервисы, предназначенные для цифровизации кадровых процессов.
В первую очередь это платформы, связанные с автоматизацией кадрового учета: расчет заработной платы, ведение организационной структуры компании, кадровый учет.
Пользовательским интерфейсом является мобильное приложение, которое агрегирует и обеспечивает удобный доступ во все сервисы.
Ведомости
Насколько корпоративные мобильные приложения доступны и понятны для рядовых сотрудников?
Оксана Сударева
Мобильные приложения нацелены на упрощение работы сотрудников. Сервисы распределены по конкретным разделам. Многие процессы, о которых мы говорили, происходят в основных системах компании, и не у всех сотрудников есть доступ к ним. Но для общего пользования мобильные приложения удобны за счет простого интуитивного интерфейса. Этими приложениями пользуются сотрудники всех уровней.
Через мобильные приложения можно узнавать о корпоративных новостях, пользоваться hr-сервисами — видеть график работы и отпусков, дни рождения коллег, пользоваться сервисами заказа справок, документов и пр.
Ведомости
В торговой сети «Лента» внедрили кадровый электронный документооборот. Как утверждают в компании, это одно из самых масштабных внедрений КЭДО в нашей стране. В связи с чем было принято подобное решение?
Оксана Сударева
Лента» — это крупная территориально распределенная торговая сеть, представленная в 60 субъектах страны. До старта проекта, который произошел весной 2023 г., большое количество сотрудников генерировало массу кадровых документов. Работа по обработке и подписанию ложилась на плечи кадровых специалистов, и необходимо было оптимизировать их трудозатраты.
Ведомости
Каким образом происходил выбор вендора и, соответственно, программного продукта для КЭДО?
Оксана Сударева
Среди факторов, повлиявших на выбор, была также возможность интеграции с кадровой учетной системой.Важно было остановить выбор на отечественном программном продукте, который соответствует всем требованиям информационной безопасности. Мы провели исследование рынка, несколько продуктов участвовали в пилотных проектах. Остановились на системе Directum HR Pro.
Ведомости
Как проходило само внедрение?
Оксана Сударева
В рамках первого этапа мы реализовали обмен данными с кадровой учетной системой. Проработали архитектуру программного продукта и сформировали возможность подписывать базовые документы. Провели интеграцию с нашим мобильным приложением «Лента Спутник», чтобы сотрудники могли пользоваться новыми возможностями с помощью привычного интерфейса. После этого подключили первые 12 000 человек, чтобы отладить их работу с системой, посмотреть на производительность, скорректировать функционал. Подключившиеся работники стали получать кадровые документы в электронном виде. Уже на этом этапе компания примерно наполовину сократила расходы на рассылку смс-оповещений о поступлении новых документов на подпись, поскольку частично их заменили пуш-уведомления в мобильном приложении.
В ходе второго этапа подключили еще около 20 000 сотрудников. Это произошло примерно за месяц, в три раза быстрее, чем в первый раз. Сыграла роль позитивная обратная связь от пользователей первой волны. Люди перестали бояться электронных цифровых подписей, рисков утечки информации и пр.
Параллельно мы увеличивали перечень документов, с которыми можно знакомиться и подписывать в КЭДО.Одна из ключевых добавленных функций — подписание локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми сотрудники должны знакомиться при приеме на работу или изменении бизнес-процессов. Сложно добиться своевременного ознакомления и подписания сотрудниками в короткий срок, особенно если ЛНА распространяется на всю компанию. Раньше этот процесс занимал около месяца, после добавления ЛНА в КЭДО требуется примерно три дня. Срок подписания приказов и дополнительных соглашений сократился с 5 дней до 4 часов.
Ведомости
Каких еще результатов удалось достичь по итогам внедрения КЭДО?
Оксана Сударева
На сегодня 94% сотрудников компании перешли на КЭДО.
У компании снизились затраты на бумагу, печать, хранение бумажных документов, почтовые рассылки. Внедрение проекта мы завершили в сентябре 2024 г., но планируем дальше развивать функциональность. Наладить процесс таким образом, чтобы участие hr-специалистов было минимальным или не требовалось вовсе.
Ведомости
Может ли кадровый электронный документооборот стать преимуществом ритейлера на рынке?
Оксана Сударева
КЭДО позволяет ритейлеру быстрее реагировать на изменение потребностей бизнеса. Существенно снижается число ошибок, связанных с ручным вводом данных, уменьшаются юридические и финансовые риски. Оптимизация труда hr-специалистов в части кадрового документооборота позволяет высвободить их ресурсы на выполнение стратегических задач. Повышается прозрачность процессов: сотрудники могут в онлайн-режиме отслеживать статусы своих заявок, что в конечном счете повышает уровень доверия к компании. Эффективные программные продукты способствуют формированию позитивного имиджа работодателя на рынке труда.
Екатерина Сидорова
Источник: Ведомости
