Бесшовная интеграция и полное покрытие договоров в компании «Передовые платежные решения»

Directum

Ольга, расскажите немного о вашей компании и о том, в какой момент и под влиянием каких факторов вы решили присмотреться к цифровизации бизнес-процессов?

Ольга

Наша компания «Передовые платежные решения» на рынке уже более двадцати лет. Мы являемся крупнейшим оператором сервисов для бизнеса, предлагаем решения для автопарков: это наши услуги, экосистема. Также мы предоставляем услуги по организации командировок и логистики. Изначально мы в компании придерживались цифрового пути в работе с документами.

У нас уже была система, которая помогала оформлять документы в цифровом формате. Со временем она перестала удовлетворять нашим потребностям из-за увеличения числа клиентов и договоров. Поэтому было принято решение изменить платформу, на которой мы бы работали с документами.

Так мы пришли к Directum RX.

Directum

Расскажите, пожалуйста, по каким критериям вы выбирали новую систему? Вы упомянули, что предыдущая система перестала удовлетворять вашим растущим требованиям. Что для вас было важно в тот момент при выборе нового информационного продукта?

Ольга

В первую очередь мы искали гибкую платформу, которая могла бы интегрироваться с другими системами, с которыми мы уже работаем. Отдельную программу мы себе позволить не могли, так как это не оптимизировало бы затраты. Поэтому рассматривали ту систему, которая могла бы гибко и эффективно войти в жизнь наших процессов работы с документами.

Система, с которой мы работали, позволяла оформлять документы, но не так быстро, и, естественно, не справлялась уже с потоком. Мы не могли оставаться по-прежнему «передовыми». И, рассмотрев все варианты, которые были предложены, мы остановили свой выбор на Directum RX.

Directum

На каком этапе развития системы вы находитесь сейчас, и какие задачи в ней уже решаются?

Ольга

Мы покрыли весь пул договоров в нашей компании. Так как мы работаем не только с клиентами, но и с партнерами, в дальнейшем мы планируем смотреть на уже внедренные процессы, интегрировать их с другими системами, которые используем.

Мы уверены, что Directum поможет нам оптимизировать наши процессы за счет кастомной разработки и дополнительным функциям.

Directum

Вы упомянули, что у вас работает несколько систем, которые интегрированы между собой. Насколько бесшовно сейчас взаимодействуют эти IT-решения, легко ли было изначально настроить эту интеграцию и удовлетворяет ли вас такая модель взаимодействия разрозненных решений? Закрывает ли это ваши задачи?

Ольга

Да. Как я уже ранее обозначила, мы ориентировались на интеграцию с другими системами. Хотелось максимально бесшовно для пользователей внедрить Directum, так как он предназначен для работы с документами и бизнес-процессами, но у нас есть и выходящие за рамки процессы.

Хотелось, чтобы для пользователей это осталось единое окно, в котором они работали, ничего для них в целом не менять. Мы задействовали внутренние ресурсы нашей разработки и разработчиков нашего провайдера, для того, чтобы две системы объединить. И для пользователя это по-прежнему осталось то самое единое окно, которое им привычно. С помощью интеграции с Directum мы смогли сделать прямой процесс работы с документами: от старта до логического завершения.

Directum

Вы упомянули пользователей. Следующий вопрос будет касаться их опыта. Заметили ли они, что к IT-ландшафту компании присоединилась еще одна система? Насколько комфортным для них было это нововведение? Удобно ли им работать в новой системе? Есть ли у вас какой-то пользовательский фидбэк? Какие мероприятия вы проводили, чтобы гармонично вписать их в процесс трансформации?

Ольга

Разумеется, заметили. Потому что сейчас процесс работы с договорами стал максимально прозрачным. Сама интеграция, которую мы настроили, позволила и ускорить процесс, и оптимизировать его и сделать в том числе прозрачным, потому что интеграция подразумевает не только точку входа, но и ответ от Directum в той системе, в которой работает пользователь. Как мы приводили наших пользователей к системе? Была организована многоуровневая система обучения, начиная с элементарных азов, с начала работы в интерфейсе и заканчивая дальнейшими бизнес-процессами, которые у нас в Directum организованы. Все сопроводительные материалы также были подготовлены, открытость администраторов со стороны нашей компании дала возможность любому пользователю прийти с любым вопросом и получить ответ.

Directum

Были ли у пользователей какие-то сложности в освоении системы?

Ольга

Любая новая система, она всегда вызывает массу вопросов именно из-за того, что это новая система. Соответственно, при дальнейшем нашем тесном взаимодействии с пользователями мы смогли закрыть все их вопросы, мы смогли показать преимущества системы,смогли показать, насколько удобно в ней все-таки работать, и сейчас к нам всё больше возвращаются пользователи с тем, что можно было бы улучшить, чтобы их жизнь была еще проще, можно так сказать.

Directum

Отлично. Расскажите, какие результаты вы уже ощутили от внедрения системы Directum RX? Какие из них кажутся вам самыми яркими?

Ольга

В первую очередь это интеграция и взаимодействие с другими системами, это открытость системы для нововведений, гибкость маршрутов согласований и оформления документов. Конструктор бизнес-процессов в системе удобен и интуитивно понятен, что помогает быстро изменять маршруты согласования при необходимости.

Directum

Ольга, изменилась ли стратегия цифровизации вашей компании с момента начала внедрения системы?

Ольга

Стратегия цифровизации всегда была в нашей компании. Мы стремились к тому, чтобы коммуникация с клиентами и подготовительные работы были максимально цифровыми. С внедрением Directum RX мы скорее продолжили эту стратегию, заложив фундамент для дальнейшего развития системы, ее адаптации и оптимизации бизнес-процессов. Поэтому стратегия осталась прежней.

Directum

Есть ли у вас уже сформированные планы дальнейшего цифрового развития?

Ольга

Сейчас мы находимся в процессе формирования этих планов. Мы получаем запросы от подразделений на улучшения в системе. Все инициативы оцифровываются, и на основе бизнес-потребностей мы будем строить планы на 2024 год.

Directum

Спасибо вам за беседу. Было приятно пообщаться, желаем вам успехов в дальнейших проектах по цифровой трансформации.

Ольга

Спасибо.