Система DIRECTUM пополнилась новым модулем - «Канцелярия»

Выпущена версия 2.0 Корпоративной СЭД DIRECTUM. Главным новшеством версии стало появление нового модуля - «Канцелярия».

Если базовые модули системы - «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» - нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более, что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформлены в бумажном виде и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота, и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

• единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
• регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Модуль «Канцелярия» системы DIRECTUM может использоваться как самостоятельно, так и дополнять модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Совместное использование модулей значительно расширяет возможности работы с документами и позволяет в полной мере использовать механизмы и преимущества всех модулей системы:

• связь Регистрационно-контрольных карточек с задачами и электронными документами корпоративного хранилища;
• гибкая маршрутизация задач, а также использование типовых маршрутов;
• сохранение полной переписки по согласованию и исполнению документов;
• более быстрое прохождение документов в процессах согласования, визирования, ознакомления или исполнения.

Для контроля движения и исполнения документов могут строится различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами.

Модуль «Канцелярия» органично дополняет модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» системы DIRECTUM. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.