Как выстроить современную систему управления организацией

Система управления организацией — это комплекс практик, процессов и правил, необходимых для принятия управленческих решений и достижения целей компании. В этой статье рассмотрим элементы, функции, методы, а также цифровые инструменты, без которых сегодня невозможно представить эффективный менеджмент.

Что такое система управления организацией

Представьте, что компания — это крупный пассажирский лайнер. Чтобы самолёт поднялся в воздух и долетел до места назначения, важно соблюсти множество условий: исправное оборудование, подготовленный экипаж, достаточное количество топлива и т. д. Нужна координация работы всех подразделений, грамотное распределение ресурсов, анализ и оптимизация процессов. В бизнесе эти функции берёт на себя управление организацией.

Можно считать, что в организации сложилась зрелая система менеджмента, когда установлены её границы, структура и состав элементов, а также определены функции каждого элемента и схема их взаимодействия между собой.

В задачи системы управления предприятием входит:

• координация всех элементов организационной структуры компании;
• анализ рабочих процессов, их оптимизация и повышение производительности труда;
• распределение материальных и человеческих ресурсов;
• внедрение и улучшение системы мотивации сотрудников;
• сбор, обработка и хранение корпоративных данных, которые должны быть доступны каждому сотруднику;
• инновации и своевременная модернизация компании.

Функции системы управления организацией

Планирование

Эффективная система управления подразумевает, что компания движется по заранее прописанным стратегическим целям, опираясь на краткосрочный и долгосрочный планы развития.

Координация

Все подразделения и команды в той или иной степени взаимодействуют между собой. Система управления компании должна обеспечить качественную внутреннюю коммуникацию.

Анализ

Компания не существует сама по себе: есть рынок, конкуренция, экономические и политические факторы. Для устойчивого развития управление предприятием берёт на себя функцию анализа и оценки рисков.

Контроль

Мониторинг необходим, чтобы вовремя выявлять проблемы в процессах, качестве продукции, на производстве. Контроль в системе управления организацией позволяет своевременно скорректировать действия и планы.

Мотивация

К видам поощрения сотрудников относят не только материальные стимулы, но и, например, развитие корпоративной культуры и укрепление сплочённости команд.

Организация

Создание организационной структуры компании включает формирование подразделений, определение их полномочий, оптимизацию бизнес-процессов.

Элементы системы управления предприятием

Управление компанией опирается на взаимосвязанные элементы, которые при грамотном взаимодействии обеспечивают достижение целей организации.

К  элементам системы управления относятся:

• организационная структура компании;
• стратегическое управление;
• кадровое управление;
• финансы;
• управление бизнес-процессами организации;
• маркетинг и продажи;
• управление качеством.

Структура системы управления компанией

Структура управления организацией — это определённый способ взаимодействия и распределение полномочий между элементами системы: отделами компании, руководителями и сотрудниками. На выбор вида структуры влияют размеры компании (например, стартап или корпорация заведомо будут иметь разную архитектуру), корпоративная культура, отрасль и тип продукта.

Горизонтальная структура

Если отделы или сотрудники подчиняются единственному руководителю и расположены на одном уровне, то такую структуру называют плоской или горизонтальной. Поддерживать такую оргструктуру проще в компаниях с небольшим штатом. Считается, что горизонтальное управление стимулирует ответственность специалистов и позволяет быстрее внедрять новые идеи.

Горизонтальная структура управления компанией

Вертикальная (иерархическая) структура

Организация системы управления по вертикали строится по принципу пирамиды: специалисты, объединенные в команды или группы, находятся в основании, руководитель — на вершине. В этом случае, в отличие от плоской структуры, есть чёткие границы ответственности сотрудников и отделов, понятны карьерные пути внутри компании, каждый специалист знает своего непосредственного начальника.

К минусам вертикальной структуры можно отнести разобщённость отделов, медленное продвижение нововведений «снизу вверх», невысокая вовлеченность сотрудников нижнего уровня.

Вертикальная структура управления предприятием

Процессная структура

Построение системы управления организацией может отталкиваться не только от отделов и департаментов, но и от бизнес-процессов или продукта/услуги. Сотрудники объединяются в группы по этапам процессов или для выполнения конкретного проекта. При таком подходе возрастает эффективность команд и скорость выполнения задач. Есть у такой структуры и свои «но», например, один сотрудник, занятый на нескольких проектах, имеет больше чем одного руководителя, что может вызвать конфликт интересов.

Процессная структура управления бизнесом

Современные методы и принципы управления организацией

К классическим методам управления организацией относятся три большие группы: административные (прямые указания руководителя), экономические (бюджетирование, премии, бонусы), социально-психологические (создание корпоративной культуры, тимбилдинг). На практике многие компании комбинируют традиционные методы с инновационными, такими как Lean и Agile.

Гибкие методологии управления

Lean, Agile, Scrum, Kanban — всё это гибкие подходы к управлению организацией. Их используют компании, которым важно быстро реагировать на изменения в рынке и запросы потребителей. Философия Agile подразумевает адаптивность процессов и готовность оперативно корректировать план. Другие важные признаки: минимум корпоративной бюрократии, самоуправление команд, постоянное тестирование гипотез.

Метод Kanban пришел из Японии и хорошо продемонстрировал себя на предприятиях разных отраслей и масштабов. Главный инструмент — канбан-доска для гибкого планирования задач — часто используется в CRM-системе управления компанией.

Пример kanban-доски в системе Directum RX

К гибкому менеджменту также относится Scrum-метод, при котором все задачи делятся на короткие циклы (спринты), что позволяет быстро вносить изменения и получать обратную связь.

Методика Lean или «бережливое, рациональное производство» заключается в оптимизации процессов таким образом, чтобы максимально исключить любые потери и лишние затраты. Это достигается постоянным мониторингом деятельности: всё, что не приносит ценности клиенту — нецелесообразно и следует исключить из рабочего процесса.

Цифровые инструменты для управления компанией

Эффективная система управления опирается не только на структуру и методологию, но и на инструменты автоматизации. При правильном подходе ИТ-решения помогают бизнесу оптимизировать затраты на самые разные типы процессов, наладить планирование и контроль, вести аналитику, снизить риск штрафов от контролирующих организаций.

Автоматизированная система управления может быть разработана с нуля под нужды предприятия. Но чаще всего достаточно выбрать готовое решение с возможностью быстрой адаптации под процессы компании.

Виды систем управления организацией

Значит ли это, что для каждого департамента или направления придётся внедрять отдельное программное обеспечение? Вовсе нет, поскольку корпоративный контент неотделим от инструментов командной работы, хранения данных, взаимодействия с контрагентами и другими процессами. Поэтому современные системы управления организацией стремятся закрыть максимум задач, чтобы объединить все необходимые решения по принципу «одного окна»: HR-процессы, электронный документооборот, автоматизацию работы бухгалтерии и т. д.

Вместо десятка узконаправленных приложений предприятие может выбрать единую платформу с возможностью подключать новые решения по мере роста бизнеса или усложнения процессов.

 

Центром ИТ-ландшафта чаще всего становится BPM, ECM или ERP-система управления организацией. Выбор зависит от того, какая функциональность требуется компании в первую очередь. Но уже несколько лет видна тенденция к размытию границ между классами систем, а вендоры фокусируются на решении задач клиентов: делопроизводство и работа с договорами, создание долговременного архива, кадровый ЭДО, управление проектами и т. д.

В итоге клиенты получают единую цифровую экосистему, которая объединяет контент, процессы, стратегическое планирование, задачи и проекты.

Елена Истомина директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum

7 шагов к эффективной системе управления организацией

Создание системы управления — комплексная работа, которую лучше выполнять поэтапно.

Самое главное о системе управления компанией

• Система управления организацией отвечает за то, чтобы взять максимум возможностей из имеющихся в распоряжении компании ресурсов для достижения стратегических целей;
• каждая система опирается на методологию, инструменты и процедуры, которые участвуют во всех процессах и принятии решений;
• важную роль играет автоматизация системы управления, для которой используют набор отдельных ИТ-решений и сервисов, либо выстраивают экосистему в едином цифровом контуре;
• как и любой другой сложный механизм, система нуждается в регулярном мониторинге оценке показателей и доработке.