Создание электронного архива документов с поддержкой юридической значимости

Бумажные носители устарели, им на смену пришли цифровые. Сейчас документация, оформленная в электронном виде, может не иметь копии на бумаге. Но, как и раньше, она бывает нужна даже через несколько десятилетий после оформления, и важно обеспечить долговременное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости.

На первый взгляд кажется, что организовать электронный архив документов несложно, ведь примерно понятно, как перенести информацию с бумаги в цифру. Основная трудность заключается в обеспечении ее легитимности. Согласно законодательству, срок хранения документации может достигать 75 лет и все это время она должна обладать юридической силой, ведь может потребоваться представить ее, например, в суде.

Когда электронный документ обладает юридической силой?

Согласно 63-ФЗ, электронные и бумажные документы равнозначны. И те, и другие заверяются личной подписью уполномоченного лица. В случае с цифровым форматом понадобится электронная подпись (ЭП).

ЭП равносильна подписи на бумаге, поставленной рукой владельца. Заверенный электронный документ, как и бумажный, используется сотрудниками компании в работе, при необходимости представляется в суде или передается в надзорные органы.

Какими бывают электронные архивы документов?

Системы хранения электронных документов делятся на 2 типа:

• оперативные;
• долговременные.

В первых размещают часто используемую документацию. К ней через системы электронного документооборота (СЭД) регулярно обращаются сотрудники компании. Когда файлы уже не нужны в повседневной работе, их переносят в долговременный архив. Освобождение СЭД от неиспользуемых элементов увеличивает ее быстродействие. По истечении срока хранения электронный документ уничтожают. Перед уничтожением оформляется акт, в котором указываются реквизиты ненужных элементов. Впоследствии сотрудники смогут узнать, когда был удален каждый их них.

Что помогает сохранять легитимность электронного документа?

Главная функция долговременного электронного архива документов — поддержание их юридической значимости в течение длительного времени. Этому мешают два фактора:

• сертификат ЭП для обычного пользователя действует только год;
• устаревает формат записи файлов с документами.

 

Само тело документа не обладает юридической силой без метаданных — ЭП, меток доверенного времени, истории согласования, реквизитов. В этом списке ЭП — самый важный элемент. Именно ее достоверность придется доказывать при каждом представлении документа в суд или контролирующие организации. Важно подтвердить, что ЭП была поставлена в период действия сертификата. Он может стать недействительным из-за отзыва или истечения срока действия, тогда доказать юридическую значимость документа поможет метка доверенного времени (штамп времени) на основе технологии CAdES.

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

При формировании метки система обращается к службе штампов времени TSA (Time Stamping Authority), у которой есть доступ к источнику точного времени. Метка не взаимодействует с содержимым документа, а лишь привязывает его к определенному моменту и доказывает, что при ее постановке сертификат ЭП был действителен. Каждая следующая метка ставится до истечения срока действия предыдущей. В результате цепочка подписания электронных документов при хранении в архиве может выглядеть так, как показано на рисунке:

Каждый штамп времени гарантирует, что на момент его постановки документ не был изменен и предыдущая отметка действительна. Создание новых штампов времени называют перештамповкой. Она помогает доказать подлинность ЭП, поставленной десятки лет назад, если ее сертификат давно недействителен.

 

Технологии стремительно развиваются, и возникает еще одна сложность — устаревание форматов записи документов. Например, уже сейчас непросто прочесть файл, созданный всего 25 лет назад с помощью редактора «Лексикон». Через 50 лет сделать это будет невозможно. Перед выгрузкой из СЭД документы конвертируются в формат для долговременного хранения — PDF/A. Файлы содержат все необходимое для отображения информации, поэтому не приходится обращаться к сторонним базам данных. Прочитать документы можно спустя десятки лет.

Другая трудность — устаревание электронных носителей. Возможно, что через полвека не будет технических средств для воспроизведения информации из файла и проверки ЭП. Уже очень сложно прочесть данные, например, с дискеты, а она широко использовалась всего 20 лет назад. Чтобы не потерять доступ к информации, ее перезаписывают на современные носители.

Когда меняются алгоритмы подписания, выполняется переподписание. Доверенный оператор архива ставит свою ЭП (подпись архивариуса) согласно новым требованиям. Она гарантирует, что перед подписанием документ не изменялся и был проверен. За подписью архивариуса необходимо «ухаживать» точно так же, как за любой другой ЭП, то есть, ставить метки доверенного времени. В будущем достаточно будет доказать подлинность только подписи архивариуса.

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Не реже, чем раз в 5 лет выполняется проверка содержимого электронных документов, перезапись на новые носители — при необходимости. Предотвратить потерю данных из-за повреждения носителей поможет резервное копирование.

Какие преимущества есть у электронного архива документов Directum?

Привычную (СЭД) оптимально использовать в качестве оперативного хранилища, из него сотрудникам удобно брать необходимые для работы файлы. Здесь документы находятся не более 10 лет. Но срок хранения некоторых из них превышает 75 лет. Именно они переносятся в долговременный архив, когда сотрудники перестают к ним обращаться.

Какие преимущества есть у электронного архива документов Directum?

1. Может принимать документы сразу из нескольких систем-источников.

2. Поддерживается особый формат для долговременного хранения — PDF/A. Весь документ, приложения к нему, метаданные (ЭП, метки доверенного времени) помещаются в один ZIP-контейнер в виде отдельных файлов.
3. В фоновом режиме проводятся процедуры, нацеленные на сохранение документа. Без участия человека проверяется содержимое и добавляются новые метки доверенного времени.
4. При устаревании носителей и программного обеспечения информация перезаписывается на носители нового образца, проверяется ее читаемость. Даже при значительном усовершенствовании технологий воспроизвести данные не составит труда.
5. Содержать электронный архив документов проще и дешевле, чем бумажный. Цифровые носители компактны, занимают меньше места, чем бумага, а значит, затраты на транспортировку или обслуживание помещений хранилища небольшие.
6. Легко организовать работу и управлять архивом электронных документов. Отыскать нужные файлы поможет поиск по реквизитам, полнотекстовый или интеллектуальный поиск.