Создание архива документов с поддержкой юридической значимости

Как выглядит современный электронный архив документов? С помощью каких инструментов в нем гарантируется целостность и воспроизводимость данных? В чём преимущества решений Directum для оперативного и длительного хранения корпоративного контента? Все ответы — в статье.

Почему важно не откладывать создание электронного архива документов

Сейчас документация организаций представляет собой ассорти: цифровые документы разного характера, бумажные, скан-копии. Еще 20 лет назад люди и суды не доверяли файлам. Теперь документы, появившиеся в цифровом виде, уже могут быть юридически признаны подлинниками и не требовать распечатки.

Не стоит откладывать создание электронных архивов. Сотрудники часто предполагают, что раз документы образовались в информационной системе, там им и надлежит находиться долгое время. Но при этом мало кто задумывается о том, что и цифровые данные должны содержаться в определенных условиях. Согласно законодательству, срок хранения трудовых договоров, например, может достигать 75 лет, и всё это время они должны оставаться легитимными. Эту задачу и решает создание архива предприятия.

Какие архивы существуют в организациях

Весь документальный фонд компании или учреждения можно условно разделить на две группы: временного срока хранения и постоянного:

Соответственно, для тех и других требуются разные архивы:

1. Оперативные: в них размещают документы со сроком хранения до 10 лет, которые часто используются в работе.
2. Долговременные: в них содержатся оригиналы, уже не нужные в обычной практике. Здесь они существуют в неизменном виде, исключается фальсификация, обеспечивается воспроизводимость и юридическая значимость.

По истечении обязательного срока хранения электронные документы (ЭД), как и бумажные, уничтожают. Перед этой процедурой проводят экспертизу ценности, составляют акт, в котором фиксируют информацию об уничтожении.

Как гарантировать легитимность информации при создании электронного архива

Одна из главных функций хранилища — поддерживать целостность и легитимность ЭД в течение длительного времени. Но это усложняется двумя факторами:

• сертификат ЭП для обычного пользователя действует только год;
• устаревают форматы, в которых изначально сохраняли единицы контента.

Насчет первого фактора сейчас всё не так однозначно. 4 августа 2023 года Президент подписал поправки к 63-ФЗ, которые разрешают выдавать сертификаты ЭП сроком на 12 лет. Так называемые длинные сертификаты пока мало кем применяются и помогают решить вопросы хранения документов временных сроков, например бухгалтерской первички, но не обеспечивают легитимность на длительном отрезке времени — 15, 25, 50 лет и постоянно.

 

«Само тело документа не обладает юридической силой без метаданных — ЭП, меток доверенного времени, истории согласования, реквизитов. В этом списке электронная подпись — самый важный элемент. Именно ее достоверность придется доказывать при каждом представлении документа в суд или контролирующие организации. Важно подтвердить, что ЭП была поставлена в период действия сертификата. Он может стать недействительным из-за отзыва или истечения срока действия, тогда доказать юридическую значимость поможет метка доверенного времени (штамп времени) на основе технологии CAdES».

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Что гарантирует юридическую силу

Согласно 63-ФЗ, документы на бумаге и на цифровом носителе равнозначны. И те, и другие заверяются личной подписью уполномоченного лица. В случае с цифровым форматом понадобится электронная подпись. По закону ЭП равносильна подписи на бумаге, поставленной рукой владельца. Но в некоторых случаях между сторонами взаимодействия требуется дополнительное соглашение на этот счет.

Признаки юридической силы документа:

• оформлен согласно установленному порядку;
• не противоречит законодательству РФ;
• подписан уполномоченным лицом;
• обеспечены его подлинность и целостность;
• соответствует регламентам, установленным законодательством РФ.

При хранении свыше 10 лет юридическую силу обеспечивают дополнительные механизмы, такие как метка доверенного времени (МДВ или штамп).

При формировании метки система обращается к службе штампов времени TSA (Time Stamping Authority), у которой есть доступ к источнику точного времени. Метка не взаимодействует с содержимым документа, а лишь привязывает его к определенному моменту и доказывает, что при ее постановке сертификат ЭП был действителен. Каждая следующая метка доверенного времени ставится до истечения срока действия предыдущей.

Штамп времени гарантирует, что на момент его постановки документ не был изменен и предыдущая отметка действительна. Генерацию новых штампов времени называют перештамповкой. Она помогает доказать подлинность ЭП, поставленной десятки лет назад, если ее сертификат давно недействителен.

Мнение эксперта: создание современного архива в организации — дальновидная стратегия

Полноценная надежная СХЭД, а не просто создание архива файлов

Система длительного хранения на базе решения Directum имеет 5 основных преимуществ:

1. Принимает данные сразу из нескольких систем-источников и становится единой базой для хранения всех документов компании. Документ, приложения к нему, метаданные (ЭП, метки доверенного времени) помещаются в один ZIP-контейнер в виде отдельных файлов в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле.
   
    
2. Поддерживает PDF/A — общепризнанный формат архивного хранения, который дает возможность прочитать текст спустя годы. При необходимости информация перезаписывается на носители нового образца, проверяется ее читаемость. Даже при значительном усовершенствовании технологий воспроизвести данные не составит труда.
3. В фоновом режиме здесь проводятся процедуры, нацеленные на сохранность и поддержание юридической значимости. Без участия человека проверяется неизменность содержимого и добавляются новые метки доверенного времени.
4. Содержать электронный архив документов в организации проще и дешевле, чем бумажный. Даже при существенном росте контента отпадает необходимость увеличивать площадь хранения, выделять дополнительные средства на соблюдение правил содержания и соответствующие процедуры. Также оптимизируются расходы на цифровые хранилища за счет использования более дешевых медленных носителей и разгрузки оперативных систем.
5. Легко организовать работу и управлять архивом: автоматически формировать сводные описи с годовыми разделами, контролировать сроки хранения, готовить акты о выделении к уничтожению. Отыскать нужные файлы поможет поиск по реквизитам, полнотекстовый или интеллектуальный поиск. Снижается риск утери документов и штрафов за непредставление информации.

5 этапов создания электронного архива

Это рекомендуемый состав шагов для внедрения. Часть этапов могут идти параллельно в зависимости от ситуации в компании.

1. Подготовительный этап. Цели и ресурсы

Определить цели и результаты внедрения электронного архива. Решить принципиально, какие экземпляры он будет содержать: только электронные оригиналы (без дублирования на бумажном носителе), скан-копии бумажных документов или всё вместе. Требования к системе зависят от этого набора.

Выделить ресурсы. Важно привлечь руководство компании, чтобы обеспечить необходимые ресурсы для достижения поставленных целей: распределить бюджеты, назначить ответственных и рабочую группу, а также мотивировать на проведение работ.

2. Сбор информации для создания архива данных

Провести аудит документов. Составить подробный перечень видов, которые будут поступать на хранение.

Принять решение об оцифровке. Будет ли затрагивать проект бумажные подлинники, исторические и вновь поступающие. Если принято решение переводить их в цифру, то каким образом это будет осуществлено: силами подрядчика под ключ, самостоятельно или в смешанном формате.

Выделить информационные системы-источники комплектования электронного архива. Как правило, изначально ЭД создаются в различных системах, каждая из которых имеет свои особенности и возможности. Разнообразие и специфику систем нужно учесть, заложить время и трудоемкость, чтобы организовать прием-передачу информации и файлов из них.

3. Выбор системы электронного архива и планирование проекта

Определить функциональность СХЭД. Согласно правилам хранения, утвержденным приказом Росархива № 77, полноценное хранение электронных архивных документов возможно только в СХЭД. Дальновидным решением будет изучить требования правил, сформулировать в виде критериев и приступить к работе над проектом.

Выбрать программный продукт. Стоит отдать предпочтение наиболее мощному инструменту из представленных на рынке, учесть опыт вендора и команды внедрения. Далее нужно будет решить ряд организационных вопросов, определить параметры проекта, сроки и порядок внедрения. Создание архива данных и документов потребует планирования бюджетов, не забудьте учесть принятые в вашей организации правила.

4. Организационные вопросы и актуализация ЛНА

Обучение и методическая подготовка. На этом этапе сотрудники архивной службы и ИТ-специалисты должны прийти к пониманию проблематики операций с цифровым контентом. Кроме того, важно научить ответственных новому порядку работы, чтобы система приносила пользу и удовлетворение. Стоит помнить, что процессе приема-передачи участвуют не только архивисты, но и работники других подразделений.

Актуализация ЛНА. При внедрении СХЭД необходимо привести регламентирующие документы к новым условиям работы с электронным архивом. Вопросы организации хранения документов затрагивают положение о хранении документов, инструкция по делопроизводству, положение об экспертной комиссии и другие.

5. Внедрение и эксплуатация

Интеграция и автоматизация приема-передачи. Этот этап включает в себя налаживание приема-передачи информации в цифровом виде между оперативными системами и архивной системой (СХЭД).

Адаптация и настройка бизнес-процессов. Несмотря на единые нормативные правила, каждая компания уникальна. Чтобы работать в системе было удобно, нужно настроить ее под оргструктуру, принятый стиль управления и другие особенности организации.

Тестирование и ввод в эксплуатацию. Протестировать работу системы можно для одного вида ЭД и одной системы-источника, далее расширять охват. Таким образом начать полноценно использовать электронный архив и надежно хранить документы компании.

Преимущества электронных архивов документов Directum

В экосистеме вендора есть несколько решений для хранения корпоративного контента.

Решения и продукты Directum поддерживают жизненный цикл ЭД до момента их уничтожения, все процедуры по учету, описанию, обеспечению сохранности выполняются в соответствии с законодательством. Благодаря этому у пользователей остается меньше головной боли, связанной с вопросами хранения, включая отчетность и экспертизу ценности.