Создание электронного архива документов с поддержкой юридической значимости

Как выглядит современный электронный архив документов? С помощью каких инструментов в нем гарантируется целостность и воспроизводимость данных? В чем преимущества решений Directum для оперативного и длительного хранения корпоративного контента? Все ответы — в статье.

Зачем создавать электронные архивы документов

Сейчас документы организаций, оформленные в цифровом виде, могут не иметь оригинала на бумаге. Но, как и раньше, информация из них бывает нужна даже через несколько десятилетий после оформления, например, для судебных разбирательств или ответа на запросы контролирующих органов.

Чем так важно создание электронного архива документов? Сотрудники часто предполагают, что раз документы уже созданы в информационной системе, там им и надлежит находиться долгое время. Но при этом мало кто задумывается о том, что и цифровая информация должна содержаться в определенных условиях. Согласно законодательству, срок хранения трудовых договоров, например, может достигать 75 лет, и всё это время они должны оставаться легитимными.

Какие бывают электронные архивы документов

Весь документальный фонд организации можно условно разделить на две группы: временного срока хранения и постоянного:

Соответственно для тех и других требуются разные архивы:

1. Оперативные: в них размещают документы со сроком хранения до 10 лет, которые часто используются в работе.
2. Долговременные: в них содержатся документы, не нужные в обычной практике. Здесь они содержатся в неизменном виде, исключается фальсификация, обеспечивается воспроизводимость и юридическая значимость.

По истечении обязательного срока хранения цифровые документы, как и бумажные, уничтожают. Перед этой процедурой проводят экспертизу ценности, составляют акт, в котором фиксируют информацию об уничтожении.

Как гарантировать легитимность документов в системе электронного архива

Одна из главных функций любого хранилища — поддерживать легитимность в течение длительного времени. Но это усложняется двумя факторами:

• сертификат ЭП для обычного пользователя действует только год;
• устаревают форматы, в которых изначально сохраняли единицы контента.

Насчет первого фактора сейчас всё не так однозначно. 4 августа 2023 г. президент подписал поправки к ФЗ-63, которые разрешают выдавать сертификаты ЭП сроком на 12 лет. Так называемые длинные сертификаты пока мало кем используются и помогают решить вопросы хранения документов временных сроков, например, бухгалтерской первички, но не обеспечивают легитимность на длительном отрезке времени — 15, 25 и 50 лет.

 

«Само тело документа не обладает юридической силой без метаданных — ЭП, меток доверенного времени, истории согласования, реквизитов. В этом списке ЭП — самый важный элемент. Именно ее достоверность придется доказывать при каждом представлении документа в суд или контролирующие организации. Важно подтвердить, что ЭП была поставлена в период действия сертификата. Он может стать недействительным из-за отзыва или истечения срока действия, тогда доказать юридическую значимость поможет метка доверенного времени (штамп времени) на основе технологии CAdES».

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Что гарантирует юридическую силу

Согласно 63-ФЗ, документы на бумаге и на цифровом носителе равнозначны. И те, и другие заверяются личной подписью уполномоченного лица. В случае с цифровым форматом понадобится электронная подпись. По закону ЭП равносильна подписи на бумаге, поставленной рукой владельца. Но в некоторых случаях между сторонами взаимодействия требуется дополнительное соглашение на этот счет.

Признаки юридической силы документа:

• оформлен согласно установленному порядку,
• не противоречит законодательству РФ,
• подписан уполномоченным лицом,
• обеспечены его подлинность и целостность,
• соответствует регламентам, установленным законодательством РФ

При хранении свыше 10 лет юридическую силу обеспечивают дополнительные механизмы, такие как метка доверенного времени.

При формировании метки система обращается к службе штампов времени TSA (Time Stamping Authority), у которой есть доступ к источнику точного времени. Метка не взаимодействует с содержимым документа, а лишь привязывает его к определенному моменту и доказывает, что при ее постановке сертификат ЭП был действителен. Каждая следующая метка доверенного времени ставится до истечения срока действия предыдущей.

Каждый штамп времени гарантирует, что на момент его постановки документ не был изменен и предыдущая отметка действительна. Создание новых штампов времени называют перештамповкой. Она помогает доказать подлинность ЭП, поставленной десятки лет назад, если ее сертификат давно недействителен.

Мнение эксперта: почему важно внедрить современный электронный архив документов в организации

Технологии стремительно развиваются, и возникает еще одна сложность — устаревание форматов. Возможно, через полвека не будет технических средств для воспроизведения информации из файла и проверки ЭП. Уже очень сложно прочесть данные, например, с дискеты, а она широко использовалась всего 20 лет назад. Чтобы не потерять доступ к контенту, его перезаписывают на современные носители. А для большей надежности — переводят в специальный формат и помещают в систему электронного архива документов.

Сохранность гарантируют регулярные процедуры. Например, согласно 77 приказу Росархива, ежегодно должна выполняться проверка содержимого цифровых хранилищ, перезапись на новые носители — при необходимости. Резервное копирование помогает предотвратить потерю данных из-за повреждения носителей или других проблем.

Преимущества электронных архивов документов Directum

В экосистеме вендора есть несколько решений для хранения корпоративного контента.

5 причин хранить документы в долговременном архиве

Система электронного архива документов на базе решения Directum имеет 5 основных преимуществ:

1. Принимают данные сразу из нескольких систем-источников и становятся единой базой для хранения всех документов компании. Документ, приложения к нему, метаданные (ЭП, метки доверенного времени) помещаются в один ZIP-контейнер в виде отдельных файлов.
   
    
2. Поддерживают PDF/A — общепризнанный формат архивного хранения, который позволяет прочитать документ спустя годы. При необходимости информация перезаписывается на носители нового образца, проверяется ее читаемость. Даже при значительном усовершенствовании технологий воспроизвести данные не составит труда.
3. В фоновом режиме здесь проводятся процедуры, нацеленные на сохранность и поддержание юридической значимости. Без участия человека проверяется неизменность содержимого и добавляются новые метки доверенного времени.
4. Содержать электронный архив документов в организации проще и дешевле, чем бумажный. Даже при существенном росте контента отпадает необходимость увеличивать площадь хранения, выделять дополнительные средства на соблюдение правил содержания и соответствующие процедуры. Также оптимизируются расходы на цифровые хранилища за счет использования более дешевых медленных носителей и разгрузки оперативных систем.
5. Легко организовать работу и управлять архивом: автоматически формировать сводные описи с годовыми разделами, контролировать сроки, готовить акты о выделении к уничтожению. Отыскать нужные файлы поможет поиск по реквизитам, полнотекстовый или интеллектуальный поиск. Снижается риск утери документов и штрафов за непредставление информации.

В архивах Directum поддерживается жизненный цикл электронных документов до момента их уничтожения, все процедуры по учету, описанию, обеспечению сохранности выполняются в соответствии с законодательством. Благодаря этому у пользователей остается меньше головной боли, связанной с вопросами хранения — от учета документов и использования до экспертизы их ценности.