Создание электронного архива документов с поддержкой юридической значимости

Цифровые технологии проникают во все сферы жизни и бизнеса. Бумажные документы, как и деньги — это уже что из прошлого, им на смену пришли цифровые аналоги. Сейчас документы организаций, оформленные в электронном виде, могут не иметь оригинала на бумаге. Но, как и раньше, информация из документов бывает нужна даже через несколько десятилетий после оформления, например, для судебных разбирательств или ответа на запросы контролирующих органов. И для электронных документов важно обеспечить долговременное хранение с сохранением их юридической значимости.

На первый взгляд кажется, что организовать электронный архив документов несложно, ведь примерно понятно, как перенести информацию с бумаги в цифру. Основная трудность заключается в обеспечении ее легитимности. Согласно законодательству, срок хранения документов может достигать 75 лет и все это время документы должны обладать юридической силой, ведь может потребоваться представить их, например, в суде.

Когда электронный документ обладает юридической силой?

Согласно 63-ФЗ, электронные и бумажные документы равнозначны. И те, и другие заверяются личной подписью уполномоченного лица. В случае с цифровым форматом понадобится электронная подпись (ЭП).

ЭП равносильна подписи на бумаге, поставленной рукой владельца. Заверенный электронный документ, как и бумажный, используется сотрудниками компании в работе, при необходимости представляется в суде или передается в надзорные органы.

Какими бывают электронные архивы документов организаций?

Цифровые архивы можно разделить на 2 типа:

• оперативные;
• долговременные.

В первых размещают часто используемую информацию. К ней через системы электронного документооборота (СЭД) регулярно обращаются сотрудники компании. Когда документы уже не нужны в повседневной работе, но их нужно хранить по требованиям законодательства или для других целей с юридической значимостью, то их переносят в долговременный архив — архивную систему хранения электронных документов. Освобождение СЭД от неиспользуемых данных увеличивает ее быстродействие. По истечении обязательного срока хранения электронные документы, как и бумажные, уничтожают. Перед уничтожением составляют акт, в котором указывают реквизиты ненужных документов.

Что помогает сохранять легитимность электронного документа?

Одна из главных функций долговременного электронного архива документов организаций — поддержание их юридической значимости в течение длительного времени. Этому мешают два фактора:

• сертификат ЭП для обычного пользователя действует только год;
• устаревает формат записи файлов с документами.

 

Само тело документа не обладает юридической силой без метаданных — ЭП, меток доверенного времени, истории согласования, реквизитов. В этом списке ЭП — самый важный элемент. Именно ее достоверность придется доказывать при каждом представлении документа в суд или контролирующие организации. Важно подтвердить, что ЭП была поставлена в период действия сертификата. Он может стать недействительным из-за отзыва или истечения срока действия, тогда доказать юридическую значимость документа поможет метка доверенного времени (штамп времени) на основе технологии CAdES.

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

При формировании метки система обращается к службе штампов времени TSA (Time Stamping Authority), у которой есть доступ к источнику точного времени. Метка не взаимодействует с содержимым документа, а лишь привязывает его к определенному моменту и доказывает, что при ее постановке сертификат ЭП был действителен. Каждая следующая метка доверенного времени ставится до истечения срока действия предыдущей. В результате цепочка подписания электронных документов при хранении в архиве может выглядеть так, как показано на рисунке:

Каждый штамп времени гарантирует, что на момент его постановки документ не был изменен и предыдущая отметка действительна. Создание новых штампов времени называют перештамповкой. Она помогает доказать подлинность ЭП, поставленной десятки лет назад, если ее сертификат давно недействителен.

 

Технологии стремительно развиваются, и возникает еще одна сложность — устаревание форматов записи документов. Например, уже сейчас непросто прочесть файл, созданный всего 25 лет назад с помощью редактора «Лексикон». Через 50 лет сделать это будет невозможно. Перед выгрузкой из СЭД документы конвертируются в формат для долговременного хранения — PDF/A. Файлы содержат все необходимое для отображения информации, поэтому не приходится обращаться к сторонним базам данных. Прочитать документы можно спустя десятки лет.

Другая трудность — устаревание электронных носителей. Возможно, что через полвека не будет технических средств для воспроизведения информации из файла и проверки ЭП. Уже очень сложно прочесть данные, например, с дискеты, а она широко использовалась всего 20 лет назад. Чтобы не потерять доступ к информации, ее перезаписывают на современные носители.

Когда меняются алгоритмы подписания, выполняется переподписание. Доверенный оператор архива ставит свою ЭП (подпись архивариуса) согласно новым требованиям. Она гарантирует, что перед подписанием документ не изменялся и был проверен. За подписью архивариуса необходимо «ухаживать» точно так же, как за любой другой ЭП, то есть, ставить метки доверенного времени. В будущем достаточно будет доказать подлинность только подписи архивариуса.

Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Сохранность документов гарантируют регулярные процедуры: не реже, чем раз в 5 лет выполняется проверка содержимого электронных документов, перезапись на новые носители — при необходимости. Резервное копирование помогает предотвратить потерю данных из-за повреждения носителей или других проблем.

Какие преимущества у цифрового архива Directum?

Привычную СЭД оптимально использовать в качестве оперативного хранилища, из него сотрудникам удобно получать необходимый для работы контент. В оперативной системе документы находятся не более 10 лет. Но что делать, если требуемый срок хранения некоторых из них превышает даже 75 лет?

Долговременный архив Directum полностью решает вопросы длительного или постоянного хранения управленческой и другой документации.

1. Может принимать документы сразу из нескольких систем-источников.
    
   
2. Поддерживается особый формат для архивного хранения — PDF/A. Весь документ, приложения к нему, метаданные (ЭП, метки доверенного времени) помещаются в один ZIP-контейнер в виде отдельных файлов.
3. В фоновом режиме проводятся процедуры, нацеленные на сохранность документа и поддержание его юридической значимости. Без участия человека проверяется неизменность содержимого и добавляются новые метки доверенного времени, информация перезаписывается на носители нового образца, проверяется ее читаемость. Даже при значительном усовершенствовании технологий воспроизвести данные не составит труда.
4. Содержать электронный архив документов организации проще и дешевле, чем бумажный. Даже при существенном росте объемов контента не растут затраты на хранение: помещения, транспортировку и сопутствующие процедуры. Специальная система для архива позволит оптимизировать затраты на цифровые хранилища за счет использования более дешевых медленных носителей и разгрузки оперативных систем.
5. Легко организовать работу и управлять архивом электронных документов. Отыскать нужные файлы поможет поиск по реквизитам, полнотекстовый или интеллектуальный поиск. Снижается риск утери документов и штрафов за непредоставление информации.