Топ-10 российских сервисов по обработке и распознаванию первичных документов
Хозяйственная деятельность организации не обходится без создания первичной документации. Акты, накладные, авансовые отчеты и прочая первичка подтверждают законность совершенных операций. От правильной обработки таких документов зависит корректность бухгалтерской отчетности, нарушения в которой грозят санкциями и штрафами от налоговой.
Что представляет собой обработка первичных документов
Функция первички — зафиксировать факт и раскрыть суть финансовой операции. Так, в договоре прописывают обязанности сторон, авансовый отчет содержит информацию о получении предоплаты за выполненные работы, передачу товара фиксируют накладной. И все эти документы должны иметь соответствующие реквизиты:
- название и дата оформления;
- наименование компании или ФИО предпринимателя;
- основание для проведения операции;
- спецификация по количеству, ценам, объемам работ, названиям товаров и услуг;
- ФИО и должности ответственных лиц, их подписи.
Обработку можно разделить на три основных этапа.
- Проверить оформление: наличие реквизитов и подписей ответственных лиц, своевременность составления и правильность заполнения, отсутствие арифметических ошибок.
- Создать бухгалтерскую проводку: зарегистрировать хозяйственную операцию на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учёта в равных суммах.
- Собрать документы по группам: датам, смыслу операции, наименованию, контрагенту.
Обработка первичных учетных документов, пришедших от контрагентов в бумажном виде — рутинная и монотонная работа. Проверять данные нужно тщательно, ведь исправления в первичных документах недопустимы. Обычно эту деятельность поручают неопытным бухгалтерам — они всё сканируют и заносят в учетную систему вручную.
Первичка, составленная на бумаге, имеет такую же юридическую силу, как и электронная, подписанная усиленной квалифицированной ЭП. Если в компании документооборот с поставщиками идет через операторов ЭДО и настроена интеграция между сервисом обмена и учетной системой, то электронный документ автоматически формируется в последней. Бухгалтеру остается только проверить корректность операции и сделать проводку.
Компаниям пора отказаться от ручной обработки первичных документов
Если вручную заносить накладную в учетную систему, это может занять от 10 минут до 1 часа. Чаще всего в день нужно обработать не один документ, а 15, 20, 30 или даже больше. При вводе такого огромного объема информации очень трудно не допустить ошибку.
Чтобы сократить рутину в бухгалтерии, можно обратиться к программам по приему, распознаванию и первичной обработке документов.
Чтобы сделать бизнес эффективным, компании автоматизируют рутину. Они передают информационным системам распознавание и заполнение документов, проверки и сравнение данных из разных источников. Сотрудники должны заниматься более интеллектуальными и важными задачами, собственным профессиональным развитием. Однообразная работа, в которой задействован человеческий труд, лишь увеличивает расходы компании.
руководитель проектов развития
Как организована обработка первичной документации в интеллектуальных сервисах
Важная задача бухгалтера — собрать всю первичку от поставщиков за период и отразить операции на счетах бухгалтерского учета. Интеллектуальные системы избавляют сотрудника от однообразных действий и возможных ошибок. С подобными сервисами распознавание первички станет проще.
- Чтобы занести данные в систему, сотруднику достаточно отсканировать комплект документов. Даже если вся первичка по одной операции будет сохранена в одном файле, сервисы распознавания смогут разбить его на отдельные документы в соответствии с типами (счет-фактура, накладная, счет на оплату и т.д.).
- Не нужно переключаться между первичным документом и заказом, чтобы сопоставить номенклатуру — система сделает это автоматически.
- Калькулятор можно отложить в сторону — интеллектуальные механизмы проверяют арифметические расчеты в первичке. Все обнаруженные ошибки и расхождения подсвечиваются цветом.
- Бухгалтеру остается пробежаться взглядом по бумажному документу и сравнить информацию в нем с занесенными данными. После этого можно нажимать кнопку «Провести». Система сама определит типовую хозяйственную операцию по историческим данным из учетной системы.
- Первичку, связанную с договором и счетами на оплату по одной операции, можно легко найти в электронном архиве. Ведь обработанный документ автоматически попадает в хранилище.
ТОП-10 российских сервисов обработки первичных документов
«Цифровая бухгалтерия» на базе Directum RX
Решение для интеллектуального распознавания первичных документов.
Что умеет:
- проверять комплектность документации, наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения;
- разбивать комплект на отдельные документы и классифицировать их по типам;
- сопоставлять номенклатуру с ценами и позициями заказа;
- синхронизировать оцифрованные данные между системами компании.
Плюсы. Безлимитное использование. Отличная техническая поддержка. Понятный интерфейс. Возможность быстрого старта и внедрения из коробки. Содержит стандартный набор документов и может дополняться новыми видами.
Минусы. Для нестандартных видов документов требуется дообучение.
Entera
Облачный мультисервис для автоматической загрузки первичной документации в 1С.
Что умеет:
- распознавать сканы, чеки, Excel, фото;
- интегрироваться с ЭДО;
- загружать сразу пачку документов — до 100 экземпляров за раз;
- сопоставлять спутанные страницы в рамках одного пакета документов;
- проверять таблицы и банковские реквизиты;
- сверять данные с базой ЕГРЮЛ.
Плюсы. Простая установка. Оплата только за обработанные страницы. Удобный интерфейс. Высокая точность распознавания нечетких документов.
Минусы. Долгая загрузка данных. Невозможно работать без подключения к интернету, так как первичка обрабатывается на серверах поставщика услуги, а не клиента. Это может стать ограничением для крупных клиентов.
Докнет
Программный продукт на базе платформы «1С: Предприятие 8.3».
Что умеет:
- сканировать документы прямо из интерфейса 1С;
- проверять распознанные данные специально разработанными системными алгоритмами;
- показывать в едином окне данные для сверки;
- генерировать новые документы на основе загруженного файла.
Плюсы. Подробная инструкция по установке программы. Имеет более 50 типовых форм видов документов, и база постоянно пополняется. Поддерживает поточный ввод информации с любых существующих на рынке сканеров, поддерживающих протокол сканирования TWAIN или ISIS.
Минусы. Длительное создание документа. База 1С недоступна в ходе распознавания, что занимает время при вводе большого количества документов в 1С. Требовательность к качеству изображения. Отсутствие орфографической и математической проверок. Сложности с распознаванием таблиц. Отсутствие возможности редактирования строк. Высокая стоимость лицензии. Продукты ABBYY, на основе которых работает сервис, не входят в реестр российского ПО.
Контур.Экстерн
Сервис для сдачи электронной отчетности.
Что умеет:
- рассчитывать зарплату, больничные, отпускные, декретные, алименты и прочее;
- отправлять отчеты по актуальным формам в ведомства;
- отлавливать ошибки в отчете до его отправки и вносить исправления в первичных документах;
- распознавать информацию с отсканированных документов;
- заполнять реквизиты автоматически.
Плюсы. Мобильные приложения для iOS и Android. Консультации экспертов в области бухгалтерии. Интеграция с банковскими сервисами. Входит в реестр российского ПО.
Минусы. Каждый документ необходимо заносить в систему вручную. Работает с ограниченным списком: акты, накладные, УПД,
Робот-бухгалтер LEXEMA-SR
Нейроассистент по оцифровке рутинных бухгалтерских операций.
Что умеет:
- распознавать счета, накладные и акты с точностью до 95 процентов;
- выявлять реквизиты вне зависимости от его расположения на форме;
- работать с документами, у которых нет четкой структуры;
- заполнять справочники на основании распознанной информации;
- формировать электронный архив документов.
Плюсы. Интеграция с
Минусы. Нет пробной версии. Отсутствуют функции администрирования, импорта/экспорта данных, многопользовательского доступа, подготовки отчётности и аналитики.
DBrain
Интеллектуальная обработка документов для автоматизации работы с первичкой.
Что умеет:
- принимать документы и письма из любого источника;
- классифицировать документы по типам;
- обрабатывать печатный и рукописный текст;
- распознавать печати и подписи;
- отправлять результаты в нужное подразделение компании.
Плюсы. Простая интеграция в любую систему за 1 день. Время обработки большого количества документов составляет не более 2 минут.
Минусы. Исключительно облачная поставка. В процессе распознавания дается доступ к информации третьим лицам, так как проверку выполняют реальные люди на стороне сервиса.
Biorg Smart Vision
Интеллектуальная платформа для оцифровки документов.
Что умеет:
- распознавать сложные, слабоструктурированные документы, в том числе рукописные;
- обрабатывать любые файлы или бумажные документы и переводить их в нужный формат для загрузки в 1С, SAP или другую информационную систему;
- вычленять из документа нужные атрибуты и преобразовывать их в понятный для информационной системы вид;
- проверять комплектность;
- синхронизировать товарную номенклатуру.
Плюсы. Оплата по факту выполненных работ. Соответствие требованиям ФСТЭК и ФСБ. Использование сертифицированного ПО для шифрования. Регистрация в реестре российского ПО. Быстрый запуск. Добавление документов без необходимости написания программного кода. Интеграция с 1С и другими системами.
Минусы. Документы,
Soica
Универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации.
Что умеет:
- захватывать письма из любых источников: писем, вложений, фотографий, архивов и др.;
- распознавать данные в документах любых типов: как полный текст, так и атрибуты;
- находить ошибки, благодаря чему пользователь может быстро вносить корректировки в первичные документы;
- контролировать комплектность;
- добавлять штрихкоды, факсимиле;
- экспортировать данные.
Плюсы. Интеграция с ECM, CRM, ERP и др. Бессрочная лицензия. Есть техподдержка. Обучение возможно с помощью вебинаров, документации, персональных встреч.
Минусы. Отсутствуют функции автономного доступа, архивирования и хранения, восстановления файлов, отслеживания соответствия требованиям, преобразования форматов, управления версиями, электронной подписи.
Smart Document Engine
Специальная программа для малого и среднего бизнеса.
Что умеет:
- распознавать сканы и фотографии для ввода первичных документов;
- классифицировать и сортировать при поточной обработке документов;
- распознавать многостраничные документы первичной бухгалтерской отчетности;
- искать печатные и рукописные реквизиты, таблицы, чекбоксы, штрихкоды;
- проверять целостность данных.
Плюсы. Интеграция с 1С и другими ERP-системами. Сетевое соединение для работы не требуется.
Минусы. На некоторых устройствах загрузка изображения занимает больше времени, чем распознавание. Большее разрешение изображения увеличивает время распознавания, не улучшая его качество.
Correct
Сервис распознавания документов.
Что умеет:
- распознавать неструктурированные и структурированные документы, рукописный текст, QR и штрихкоды;
- извлекать структуру документа;
- проверять целостность и комплектность, наличие печатей и подписей, соответствие скана документа требованиям ФНС;
- сравнивать разные версии одного документа;
- сопоставлять номенклатуру.
Плюсы. Отсутствуют требования по минимальной сумме оплаты тарифов. Приобретенные пакеты не ограничены по сроку действия. Круглосуточная поддержка работоспособности сервиса.
Минусы. Нет автоматического формирования реестра документов с передачей в налоговую. Если на изображении есть загрязнения, изгибы, затемнения, качество распознавания сильно падает. Умеет распознавать не все виды документов.
Как определиться с сервисом первичной обработки входящих документов
Выбор конкретного сервиса зависит от индивидуальных потребностей и масштаба бизнеса. Одни больше подходят для нужд бухгалтерии, у других функциональность менее заточена для финансовых дел. Важно учитывать такие факторы, как наличие необходимых функций, соотношение точности распознавания и стоимости, интеграция с существующими системами, а также работа технической поддержки.
В конечном итоге компании, которые внедряют технологии автоматизации обработки документов первичного учета, получают значительное конкурентное преимущество и повышают эффективность бизнеса.
* Представлены данные из открытых источников
