Внешний документооборот — это все исходящие и входящие документы организации, которыми она обменивается с клиентами, партнерами, органами власти, контролирующими инстанциями. Значительная часть коммуникаций между контрагентами закономерно переходит в цифровое пространство. Чтобы быть в тренде, многие компании отказываются от бумажного и активно подключаются к внешнему электронному документообороту (ЭДО).
Представители разных структур внедряют системы внешнего документооборота в цифре, чтобы максимально оптимизировать обмен данными. Передача информации в электронном виде помогает выстраивать деловые связи и ускоряет сделки. Это высоко ценит не только крупный, но и растущий бизнес.
В числе достоинств электронного документооборота:
Важно отметить, что в некоторых случаях использование сервисов внешнего электронного документооборота — обязательное требование законодательства. Без них не смогут отчитаться о своей деятельности бюджетные организации, участники госзакупок, импортеры, а также компании, занимающиеся маркировкой и мониторингом товаров.
Кто ещё подключается к системам внешнего ЭДО:
Электронный документ — это аналог бумажного, но в цифровом формате. Он существует самостоятельно и имеет соответствующие реквизиты. Список документов, которые участвуют во внешнем документообороте организации, регулярно растет. Юридическую значимость им придает усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это наиболее защищенный и безопасный вид ЭП.
С 2023 года в России стартовал проект по обязательному использованию бизнесом машиночитаемой доверенности (МЧД). Она содержит перечень полномочий, которыми обладает представитель компании для подписания документа. Такую доверенность нужно регистрировать в ФНС и заверять КЭП генерального директора.
Электронные подписи и доверенности понадобятся организации при отправке отчетов в ФНС, СФР, органы статучета и др., при пересылке контрагентам договоров, счетов-фактур и товарных накладных, участии в торгах и закупках.
В интеллектуальной системе управления цифровыми процессами и документами Directum RX можно самостоятельно создавать электронные доверенности или импортировать их с сайта ФНС и других платформ.
Чтобы юридически значимый документооборот заработал в электронном виде, организации и ее контрагентам необходимо подключиться к оператору внешнего ЭДО. Далее важно устно или письменно договориться о переходе в цифровой формат взаимодействия и определиться с перечнем документов, которые с этого момента будут существовать исключительно в цифре. Потом принять или отправить приглашение для старта электронного обмена документацией.
Организовать комплексную работу с документами и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна можно прямо в Directum RX. Благодаря коннекторам к сервисам обмена данные передаются прямо из системы, и сотрудникам не нужно переключаться между интерфейсами для отправки и получения корреспонденции.
Системы внешнего электронного документооборота набирают популярность у российского бизнеса и госучреждений. Во многом этому способствует расширение деловых связей и способов взаимодействия. Высокая конкуренция на рынке побуждает компании оперативно принимать решения и ускоряет заключение сделок.
Значительную роль играет и государственное регулирование. Расширяются возможности подписания электронных документов, все больше отчетов переходит в цифровое пространство. Все это объясняет растущий интерес компаний к внедрению внешнего электронного документооборота.
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: