Планирование отпусков работников – одна из важных составляющих задачи планирования занятости персонала.

Техническое решение «Планирование отпусков» позволяет автоматизировать процессы создание графика отпусков на предприятии и оформления дополнительных отпусков в соответствии с трудовым законодательством Украины.

Техническое решение «Планирование отпусков» позволяет выполнять следующие операции:

• Формирование и согласование графика ежегодных отпусков с учетом неиспользованных дней отпуска за предыдущие рабочие периоды;
• Оформление и согласование ежегодного основного отпуска;
• Оформление и согласование дополнительных отпусков согласно закону Украины «Об отпусках»;
• Формирование приказов об отпусках;
• Формирование отчетов о ходе планирования отпусков.

Описание работы

Формирование графика ежегодных отпусков

Ежегодно, в установленную дату в Компании начинается процесс формирования графика отпусков на следующий год. Система автоматически рассылает всем пользователям задания на заполнение графиков отпусков.

Работники, имеющие учетные записи в Системе, самостоятельно создают свои графики ежегодных отпусков и отправляют их на согласование непосредственному руководителю. Графики отпусков работников не имеющих учетные записи создают ответственные пользователи – табельщики.

После согласования графиков руководителем структурного подразделения формируется документ «График отпусков подразделения», который отправляется на утверждение руководителю службы.

После утверждения графиков структурных подразделений руководителем службы формируется документ «График отпусков Службы/Департамента», который отправляется на утверждение в отдел кадров.

Ответственный сотрудник отдела кадров получает утвержденные графики отпусков служб и формирует сводный график для отпусков по компании в целом.

В любой момент ответственный сотрудник отдела кадров может сформировать отчет с перечнем работников, которые не создали графики отпусков.

Схема бизнес-процесса формирования графика отпусков

Справочник Графики отпусков содержит графики отпусков сотрудников. Записи в справочнике создаются отдельно для каждого работника.

Справочник Графики отпусков

Карточка справочника Графики отпусков содержит реквизиты, необходимые для планирования ежегодного отпуска и его распределения — количество дней в счет будущего периода и за счет отпусков прошлых лет.

При создании графика сотрудником Система контролирует выполнение условий:

• Планирование проводится на следующий календарный год;
• Планирование проводится с учетом доступных остатков;
• Непрерывная часть отпуска должна быть не менее 14 дней;
• Учет праздничных дней;
• Минимальное и максимальное количество дней планируемого отпуска;
• Другие условия, предусмотренные корпоративным стандартом.

Карточка справочника Графики отпусков

Календарь

Карточка справочника праздничных дней

Пример графика отпусков Службы (Департамента)

Пример сводного графика отпусков Компании

Пример отчета «Работники, которые не создали график отпусков»

Оформление ежегодного основного отпуска

За установленное количество дней до даты начала запланированного по графику отпуска работник получает задание со вложенной карточкой справочника Отпуска. Карточка отпуска создается Системой автоматически на основании данных, введенных на этапе создания графика отпусков.

В зависимости от решения работника отпуск отправляется на согласование с непосредственным руководителем или отменяется.

После согласования отпуска с руководителем ответственный сотрудник отдела кадров получает задание на формирование приказа об отпуске.

После выполнения задания на формирование приказа информация об отпуске передается в учетную систему.

Сотрудники, которые были приняты на работу после утверждения графика отпусков компании имеют возможность вручную создать карточку отпуска и отправить ее на согласование по типовому маршруту.

Карточка справочника Отпуска

Оформление дополнительного отпуска

Для оформления дополнительного отпуска сотрудники создают записи в справочнике Отпуска и отправляют их на согласование по типовому маршруту.

После согласования с руководителем и проверки условий отпуска сотрудником отдела кадров ответственный сотрудник получает задание на формирование приказа об отпуске.

После выполнения задания на формирование приказа информация об отпуске передается в учетную систему.

В зависимости от вида отпуска Система контролирует выполнение условий его предоставления:

• Учет остатков;
• Компенсируемый или без сохранения заработной платы;
• Максимальное и минимальное количество дней отпуска;
• Перенос отпуска на следующий год;
• Деление отпуска на части;
• Учет праздничных дней;
• Обязательное согласование с отделом кадров.

Справочник Виды отпусков

Карточка справочника Виды отпусков

Каждому виду отпуска соответствует одно или несколько оснований предоставления такого отпуска.

Карточка справочника Основания предоставления отпусков

Для ведения остатков отпусков разработан специальный справочник. Данные в справочнике Остатки отпусков заполняются путем импорта из учетной системы и обновляются ежедневно по расписанию.

Справочник Остатки отпусков

Карточка справочника Остатки отпусков

Бизнес-эффект

• Приведение процесса предоставления отпусков в соответствие действующему трудовому законодательству Украины;
• Получение механизма контроля за соблюдением законодательства в части предоставления отпусков;
• Сокращение времени на планирование, оформление и согласование отпусков;
• Снижение личных обращений сотрудников в отдел кадров и бухгалтерию.