Управление документами

Возможности решения

Простое создание и редактирование документов

В Directum RX можно заносить электронные документы, сканы бумажных документов, текстовые файлы, изображения, аудио или видео. Доступ к документам регулируется настройкой прав — гарантируется конфиденциальность информации.

Документ в системе представляет собой регистрационную карточку и содержимое с текстом или другим контентом. В карточке видна основная информация о документе: наименование, автор, номер, дата регистрации и т.д.

Содержимое документа легко занести в систему по кнопке в карточке. Или еще проще — перетащить локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Ознакомиться с документом можно прямо в окне браузера через предпросмотр. Сотрудникам не нужно тратить время на открытие офисных приложений. Кроме того, можно выбрать, для каких документов форматов Microsoft Office нужно включить предпросмотр.

Предпросмотр также удобен при занесении бумажного документа со сканера. В окне предпросмотра можно проверить образы отсканированных страниц, повернуть их, изменить порядок следования, удалить неудачные или сделать новые. Сканы сохраняются в формате PDF. Для быстрого поиска таких документов их маркируют штрихкодом прямо в Directum RX.

Окно предпросмотра документа

Создание документа со сканера

Выбор шаблона при создании документа

Для создания документов с «нуля» предусмотрены шаблоны приказов, заявлений, служебных записок и др. При выборе шаблона все данные из карточки сразу переносятся в текст документа. Это экономит время на заполнение и помогает придерживаться единого оформления. Кроме того, документ можно создать копированием. Система автоматически заполняет поля новой карточки, сохраняет настроенные права доступа и копирует текст документа, который после можно скорректировать.

Чтобы документы не дублировались в системе, можно создавать версии. Их может быть несколько и в разных форматах. Например, первая версия хранит исходный текст в формате DOCX, вторая — доработанный текст после согласования, а последняя — подписанный скан документа в формате PDF. Когда версия устаревает или становится неактуальной, ее можно скрыть. Также версии можно экспортировать, подписывать, отправлять вложением в письмо или на печать и т.д.

А если сотруднику нужно отредактировать документ, то не придется выгружать его на компьютер. Документ сразу открывается в офисном приложении. Также система защищает его от потери данных. При отключении электричества или сбое компьютера все изменения сохраняются в локальной копии документа. Кроме этого, если в компании используется решение «Встроенный редактор», то можно работать с документами без сторонних приложений.

Для работы с внутренними документами организации, которые устанавливают правила и требования для различных сфер ее деятельности, в системе используется модуль «Регламентирующие документы». Он расширяет возможности привычного электронного документооборота в Directum RX и учитывает особенности работы с уставами, положениями и инструкциями.

Быстрая отправка документов в работу

Отправить документ в работу можно прямо из карточки. Документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, сотрудник может отправить на согласование по регламентам компании, а другие — по произвольному маршруту.

Выбор действия для отправки документа в обработку

Любой документ можно отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. В письмо вкладывается документ, заполняются тема и адресаты из карточки. Сотруднику остается добавить текст письма и отправить его.

Для обмена с контрагентами юридически значимыми электронными документами используется сервис ЭДО, например, Диадок или СБИС. При этом сотрудникам не нужно заходить в сервис и переключаться между системами. Все действия выполняются в интерфейсе Directum RX.

Для отправки бумажных документов по Почте России файлы легко распечатать из системы. Еще можно подготовить бланк конверта в нужном формате, например С4 (А4,229×324 мм). Бланк заполняется данными отправителя и получателя.

Искусственный интеллект в работе с документами

С помощью встроенного в Directum RX Intelligence искусственного интеллекта сотрудники могут легко отследить изменения между документами. Все отличия наглядно отображаются в результате сравнения:

Также упростить работу может генеративный ИИ:

• чтобы создать документ, достаточно своими словами описать его суть. После чего ИИ составит полноценный документ, тем самым сокращая время на его подготовку;
• перед отправкой документа на ознакомление, согласование или подписание ИИ подготовит аннотацию к нему за пару секунд, чтобы быстрее ввести коллег в курс дела.

Создание документа с помощью генеративного ИИ

Автоматическая подготовка аннотации к документу

Варианты подписания документов

В Directum RX документы могут подписываться электронной подписью (ЭП).

Усиленная ЭП защищает документ от любых изменений благодаря сертификату подписания и средствам криптографической защиты информации. Облачная ЭП равна усиленной, но она поддерживается только в частном облаке либо в системах с локальной установкой. С облачной ЭП организация сокращает финансовые затраты: не нужно устанавливать дополнительные программы на компьютеры каждого сотрудника. Простая ЭП используется во всех остальных случаях, когда документ не требует усиленной защиты.

Электронные подписи документа

Подписание простой ЭП

Отметка о подписании квалифицированной и простой ЭП

Выгрузка документов с ЭП

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания электронной подписью, документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для отчетности или проверок сотрудник может в один клик выгрузить документ из системы вместе с ЭП и со связанными документами в электронном виде или в PDF для печати.

Поддержка конфиденциальности данных

Directum RX гарантирует надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа, шифрования и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Например, с правами на просмотр сотрудник может читать содержимое документа, но не менять его. Для редактирования требуются права на изменение или полные. Если сотруднику запрещен доступ к документу, он не увидит его в системе. Таким образом документ защищается от изменений.

Настройка прав доступа к документу

Документы с конфиденциальной информацией можно зашифровать. Действие доступно для тех типов документов, которые администратор указал в настройках, например, договоры или проектные документы. Благодаря шифрованию содержимое документов под надежной защитой от злоумышленников — данные не увидят даже при краже оборудования.

Для документов можно настроить строгий доступ. После этого карточка и содержимое документа со строгим доступом недоступны замещающим, администраторам и аудиторам, если им не выданы права в явном виде.

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории, что повышает безопасность работы в системе. В ней легко отследить, кто обращался к документу или вносил правки, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа.

Если сотрудник по ошибке изменил документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки:

История работы с договором

Мониторинг работ по документам

В режиме реального времени сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу. Этапы видны в его карточке. Если документ отправлен на согласование, в карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс.

В карточке документа можно посмотреть его текущее состояние, которое меняется на протяжении всего жизненного цикла документа от создания и подписания до исполнения.

Этапы работ в карточке документа

Состояние документа в карточке

Кроме того, для прозрачной работы с задачами и поручениями, гибкой настройки отчетов и мониторинга загрузки сотрудников можно использовать решение «Контроль исполнительской дисциплины».

Удобный поиск документов

Когда нужно найти информацию из документов компании, а не конкретный файл, используйте вопросно-ответный поиск с помощью генеративного ИИ. Сформулируйте вопрос в свободной форме, как если бы вы задавали его коллеге. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылкой на источники.

Вопросно-ответный поиск по документам компании

Когда нужно найти какой-то определенный документ, используйте поиск по его параметрам или тексту содержимого. Достаточно указать в критериях реквизиты поиска: наименование, автора, текст, дату создания и др. Система отобразит список подходящих документов. Его можно дополнительно отсортировать.

Еще проще обратиться к списку недавних документов, которые сотрудник создавал, просматривал или редактировал. Такой список всегда под рукой на панели навигации.

Чтобы быстро найти документы в списке, их можно выделить цветными метками. Проставленные метки видны только их автору. В дальнейшем можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету.

При полнотекстовом поиске сотрудник может определить, какие из найденных объектов больше всего удовлетворяют поисковому запросу. Список можно отсортировать по релевантности.

В системе можно связывать документы между собой. Это помогает в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Например, из карточки договора можно быстро найти дополнительные соглашения, акты, спецификацию, план-график работ и т.д. Также связанные документы можно открывать из списка или из области вложений карточек задачи, задания и уведомления. Для этого достаточно нажать на кнопку .

Поиск документов

Список «Недавние документы»

Выделение документа цветной меткой

Связи документа