Планировщик задач 2.0

Во многих организациях возникают ситуации, требующие периодического или отложенного выполнения каких-нибудь процессов. К таким процессам можно отнести рассылку писем контактным лицам организаций, формирование периодических поручений сотрудникам организации, запуск различных сценариев или другие действия, требующие отложенного или периодического выполнения. Количество таких процессов в организации может быть очень большим и постоянно увеличиваться. При таком количестве отложенных и периодических задач очень велика вероятность забыть про какую-нибудь из них, учесть не всю информацию, необходимую для выполнения запланированной задачи, не выполнить задачу к указанному сроку или отправить результат задачи не в ту организацию или не тем исполнителям.

Чтобы избежать подобных ситуаций, было разработано техническое решение «Планировщик задач», которое позволяет сотрудникам организации настраивать и планировать выполнение различных задач при автоматизации процессов организации.

Описание решения

Техническое решение позволяет настроить и запланировать выполнение различных задач для сотрудников организации, при этом обеспечивается:

• единый удобный интерфейс для настройки и планирования выполнения задач для сотрудников организации;
• гибкая настройка расписания выполнения запланированных задач;
• возможность выбора и настройки различных действий, выполняемых при запуске запланированной задачи;
• возможность оперировать любыми объектами системы при формировании запланированной задачи;
• контроль выполнения запланированных задач;
• сокращение поиска информации при подготовке к исполнению запланированных задач;
• автоматическое уведомление исполнителей запланированной задачи о наступлении срока исполнения;
• автоматический старт запланированных задач по типовым маршрутам, либо отправка заданий любым исполнителям при наступлении срока старта запланированной задачи;
• рассылка писем адресатам по расписанию;
• запуск сценариев системы по расписанию;
• интеграция с планировщиком заданий Windows.

Возможности

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» имеет схожий функционал с техническим решением «Планировщик задач», но отличается от него архитектурой и принципом действия, а также следующими особенностями:

• Интеграция с планировщиком заданий Windows.
• Доработанный справочник «Расписания запланированных задач» с новыми дополнительными параметрами, визуальным отображением дней срабатывания расписания и с возможностью задания времени срабатывания с точностью до секунды.
• Новый тип срабатывания расписания «При событии», позволяющий инициировать настроенные действия при наступлении определенной даты в настроенном реквизите типа «Дата» записей справочников или документов, с возможностью сдвига даты срабатывания до или после наступления события.
• Для одного расписания можно указать несколько подряд идущих действий.
• Для отправки почты используется не SBUM.MailFactory, а объектная модель CDO (Collaboration Data Objects), что позволяет отправлять почту через защищенное соединение.
• Появилась возможность работы со списками рассылки.

В данном решении для управления запланированными задачами используется выделенный сервер планирования. В качестве сервера планирования может использоваться как обычное рабочее место пользователя DIRECTUM с установленной корпоративной пользовательской ОС не ниже Windows Vista, так и выделенный сервер с установленной серверной ОС не ниже Windows Server 2008. Все задачи пользователей будут планироваться с помощью разработанной интеграции в планировщике заданий Windows сервера планирования в отдельной настроенной папке.

Планировщик заданий Windows

Для удобства настройки технического решения разработан специальный сценарий «Установки модуля "Планировщик задач 2.0"».

Установки модуля «Планировщик задач 2.0»

Общие настройки модуля

Настройки сервера планирования

Настройки работы с почтой

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» расширяет возможности базовых модулей DIRECTUM с помощью его основных справочниковДействия, Расписания запланированных задач, Запланированные задачи, а также нескольких вспомогательных справочников.

Справочник Действия позволяет настроить различные действия, которые необходимо выполнять в рамках настроенных запланированных задач. Доступны действия «Запустить сценарий», «Отправить задачу» и «Отправить письмо». Для каждого действия можно задать соответствующие дополнительные параметры.

Действие «Отправить задачу»

Действие «Запустить сценарий»

Действие «Отправить письмо»

На закладке «Объекты» можно указать список объектов, необходимых для выполнения запланированной задачи.

Закладка «Объекты» карточки действия

Справочник Расписания запланированных задач позволяет очень гибко настраивать расписание запуска запланированной задачи. При этом есть возможность настроить даты запуска запланированной задачи с учетом календарных или рабочих дней. Задать произвольный, ежедневный, еженедельный или ежемесячный период повторения для периодических задач. Указать дату и время начала срабатывания расписания, и дату и время окончания или количество повторений запланированной задачи. Есть возможность указать дополнительные параметры, соответствующие дополнительным параметрам планировщика заданий Windows. При выборе срабатывания расписания только в рабочие дни, есть возможность указать перенос даты срабатывания с выходного дня назад или вперед до первого рабочего дня.

Расписание запланированной задачи с типом срабатывания «По расписанию»

По кнопке «Календарь» в карточке расписания, можно визуально посмотреть даты срабатывания расписания и при необходимости их изменить.

Календарь планирования

При выборе срабатывания расписания с типом «При событии», есть возможность настроить срабатывание расписания при наступлении определенной даты в настроенном реквизите типа «Дата» записей справочников или документов, с возможностью сдвига даты срабатывания до или после наступления события.

Расписание запланированной задачи с типом срабатывания «При событии»

В справочнике Запланированные задачи настраиваются параметры запланированных задач. На основной закладке карточки справочника отображается информация о результате выполнения последнего запуска, дата последнего запуска и расчетная дата следующего запуска, согласно настроенному расписанию запланированной задачи.

Закладка «Основная» карточки запланированной задачи

На закладке «Действия» указываются настроенные действия, которые необходимо выполнить при срабатывании расписания и результат их последнего выполнения.

Закладка «Действия» карточки запланированной задачи

На закладке «История» отображается история запуска запланированной задачи, содержащая всю необходимую информацию для анализа результатов выполнения запланированной задачи с точностью до секунды.

Закладка «История» карточки запланированной задачи

В случае возникновения нештатных ситуаций автору запланированной задачи и администратору будут отправлены соответствующие уведомления.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» позволяет оптимизировать периодические или отложенные процессы в организации. Его использование позволяет достичь следующих эффектов:

1. Для руководителей:
   • Обеспечить контроль сроков исполнения запланированных задач;
   • Упростить анализ текущих периодических или отложенных задач;
   • Упростить мониторинг сроков исполнения периодических или отложенных задач;
   • Упростить доступ к документации, подготавливаемой в ходе исполнения запланированных задач;
   • Обеспечить гибкую настройку периода повторения и выполняемых действий для запланированных задач.
2. Для сотрудников:
   • Снизить риск неисполнения запланированной задачи;
   • Упростить поиск информации, необходимой для исполнения запланированной задачи;
   • Исключить ошибки при подготовке документов для запланированных задач.