ЭДО с контрагентами
Проблема
На занесение и обработку документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.
Часто документы поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от ФНС: от 5000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.
Когда сотрудники работают с документами в нескольких системах, им приходится переключаться между интерфейсами и дублировать информацию в каждую систему.
На базе оператора ЭДО сложно организовать длинные и нетиповые маршруты согласования, которые часто встречаются в крупных компаниях.
Решение
Перейти на комплексную работу с бумажными и электронными документами (договорными, первичными и др.) и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна. В Directum RX:
- связывается внутренний и межкорпоративный документооборот;
- сокращается количество трудоемких ручных операций за счет обработки входящих документов встроенным искусственным интеллектом (ИИ);
- снижаются риски налоговых штрафов благодаря тому, что ИИ подсвечивает расхождения и ошибки в документах;
- исключаются потери первичных документов благодаря структурированному хранению и связям с договорами и счетами на оплату;
- появляется прозрачность в согласовании документов за счет настроенных маршрутов.
Возможности решения
Подключение к электронному обмену
В Directum RX можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисами обмена Диадок и Saby. После установки такого решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в Directum RX абонентский ящик организации.
Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность получать и отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента.
Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.
Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если при внесении данных допустили ошибку.
Отправка документов через сервисы обмена
Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации.
После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.
Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С. После этого они отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX, где хранятся в едином архиве в связке с договорами.
Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании КЭП электронных документов используются машиночитаемые доверенности.
Когда контрагент подписывает документ, сотрудники получают уведомление об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.
Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.
Обработка поступивших документов
По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отказывает в обработке.
Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — отметка о подписании.
Для удобного просмотра поступившие документы открываются в PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.
После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.
Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник его утверждает или отказывает в подписании.
Контроль документооборота
Если документы поступают от контрагентов, ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении. В фоновом режиме Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.
Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.
Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.
Чтобы уменьшить количество поступающих в Directum RX документов, можно настроить их фильтрацию. Ее можно применять как для всей организации, так и для отдельных подразделений. Для этого в абонентских ящиках нужно выбрать соответствующие настройки.
При интеграции с Диадок и Saby Directum RX удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании: документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив. В нем надежно хранятся документы (договоры и первичка) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.
Дополнительные возможности и инструменты
Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Кроме того, для удобства бухгалтера в учетную систему дублируется статус подписания документа, так как Directum RX в фоновом режиме проверяет подписание в сервисе обмена.
