Обмен с контрагентами

Обмен юридически значимыми электронными документами между организациями — актуальная задача, решение которой открывает новые возможности для перехода на безбумажные технологии. Интеграция сервисов обмена с системой управления документами и процессами делает такой обмен бесшовным, снимая еще один барьер на пути эффективного взаимодействия.

Directum обеспечивает взаимодействие с системами обмена Диадок, СБИС и СФЕРА Курьер с помощью коннекторов.

Если ваш контрагент использует другого оператора ЭДО, то подключаться в нему можно через роуминг. Для этого достаточно отправить своему оператору заявку на подключение.

Система управления документами и процессами выступает хранилищем юридически значимых документов и единой точкой управления обменом. Решение позволяет:

• принимать документы и сохранять их в Directum;
• согласовывать документы и отправлять их в другие организации через системы обмена.

Для сотрудника нет принципиального значения, через какую систему идет обмен. Все операции осуществляются через привычный интерфейс Directum.

Легкий старт

Для обеспечения юридической значимости документы подписываются усиленной квалифицированной ЭП согласно Федеральному закону РФ № 63 «Об электронной подписи».

Чтобы начать обмен документами с контрагентами в десктоп- или веб-клиенте, достаточно перейти по ссылке с обложки решения и заполнить параметры отправки:

Отправка документов адресату через системы обмена

Отправка документов адресату через системы обмена

Карточки абонентов и приглашения к обмену создаются автоматически.

В стандартной поставке отправка документов через системы обмена предусмотрена в процессах согласования официальных документов, договоров и первичных учетных документов. Вам только нужно выбрать соответствующий способ доставки.

Способы доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции

Функциональность электронного обмена с контрагентами можно легко встроить в любые процессы вашей организации с помощью компонент разработчика (диалоги, блоки типовых маршрутов).

Контролируемый возврат документов

Чтобы процесс обмена с контрагентом был контролируемым, система присылает сотруднику задания на проверку возврата документов, а также сама отслеживает поставленные сроки. Сотрудник не упустит момент, когда вернется ответ по документу, или если контрагент задержит подписание. Это позволяет вовремя оценить ситуацию и предпринять нужные меры.

В карточке документа можно проверять текущее состояние документа на сервисе обмена: доставлен контрагенту, подписан, запрошено уточнение и пр. А по специальной ссылке — посмотреть отчет с полной информацией о статусе и список всех документов, сформированных при обмене.

Для проверки текущего состояния нескольких документов, по которым не завершился документооборот, используется еще один отчет. Он показывает результаты поиска в виде папки со списком документов. Это удобно, так как из папки можно сразу открыть нужный документ и отправить его задачей. В папке можно сортировать и фильтровать документы по дополнительным колонкам, например, по контрагенту, статусу обмена и стадии жизненного цикла.

Быстрая обработка входящих документов

Входящие документы распределяются по потокам и поступают в нужное подразделение организации, например, договоры в юридический отдел, учетные документы в бухгалтерию. Ответственный за обмен может перенаправить весь комплект другому сотруднику, самостоятельно рассмотреть или отправить документы на согласование.

Обработка документов

Обработка документов

С текстами документов сотрудник знакомится через встроенный предпросмотр. А если необходимо посмотреть документ со штампом о подписях, то формирует печатную форму.

После согласования и подписания документов контрагенту отправляется ответ.