Командировки и авансовые отчеты
Создание и согласование заявок на командировку, автоматическое формирование приказа. Подготовка и согласование отчетов по авансовым выплатам в цифровом виде на основании электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.
Быстрое регламентированное согласование командировки
Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250)
Быстрое регламентированное согласование командировки
- Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
- Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
- Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
- При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
- Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.
Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника
Более 90%
корректность извлечения реквизитов из документа
корректность извлечения реквизитов из документа
Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника
- Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления средств командируемому.
- Документы, подтверждающие траты (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации, откуда захватываются интеллектуальными сервисами Directum Ario и направляются в систему.
- С помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario также извлекаются данные из чеков и билетов, а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
- Карточку АО и корректность представленной информации проверяет сотрудник и согласует руководитель.
- Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке. Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы оправдательных документов в бухгалтерию.
Легкая выгрузка документов для налоговой проверки
Риск потери документов сводится к минимуму
Легкая выгрузка документов для налоговой проверки
- Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
- По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами для налоговых и аудиторских проверок.
- АО выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП, то выгружается только документ со штампом.
Как это работает
Оформление командировки
Оформление авансового отчета
Истории успеха
- Количество ошибок в заполняемых АО сократилось на 60%;
- Сроки согласования отчетов сократились на 80%;
- Информация по утвержденным АО автоматически передается в систему SAP;
- Печатные формы и лист согласования с ЭП создаются также автоматически.
Читать описание
- Все внутренние сервисы компании доступны сотрудникам на едином портале;
- Командировки и АО оформляются и согласовываются в электронном виде в системе;
- Прямо из карточки командировки формируется заявка на получение аванса — все поля в документе уже заполнены;
- Система контролирует отклонение командировочных расходов от запланированного бюджета.
Читать описание
- До 1 дня сокращение времени на оформление пропуска;
- Автоматизирована работа 275 пользователей, среди них 12 топ-менеджеров;
- Запуск проекта в полностью дистанционном режиме;
- Ускорен поиск документов за счет удобного механизма и использования реестров.
Читать описание
- Сокращение средней длительности процесса согласования и подписания приказов и авансовых отчетов на 5 дней;
- Сокращение трудозатрат — экономия времени на подписание и согласование командировок и авансовых отчетов на 80%;
- Сокращение расходов на печать и почтовые отправления на 2.5млн рублей в год.
Читать описание
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.
8
