Командировки и авансовые отчеты

Создание и согласование заявок на командировку, автоматическое формирование приказа. Подготовка и согласование отчетов по авансовым выплатам в цифровом виде на основании электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.

Быстрое регламентированное согласование командировки

Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250)

Быстрое регламентированное согласование командировки

  • Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
  • Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
  • Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
  • При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
  • Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника

Более  90%
корректность извлечения реквизитов из документа

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника

  • Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления средств командируемому.
  • Документы, подтверждающие траты (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации, откуда захватываются интеллектуальными сервисами Directum Ario и направляются в систему.
  • С помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario также извлекаются данные из чеков и билетов, а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
  • Карточку АО и корректность представленной информации проверяет сотрудник и согласует руководитель.
  • Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке. Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы оправдательных документов в бухгалтерию.

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

Риск потери документов сводится к минимуму

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

  • Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
  • По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами для налоговых и аудиторских проверок.
  • АО выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП, то выгружается только документ со штампом.

Решайте задачи комплексно

Directum Ario

Финансовый архив

Долговременный архив

HR-процессы

Истории успеха

Закажите демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.

8
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами