До недавнего времени даже в самых прогрессивных российских компаниях приказы на отпуск или заявления на увольнение подписывались в бумажном виде. Во время пандемии 2020 году лед тронулся: появился эксперимент Министерства труда по переходу на электронное кадровое делопроизводство. В 2021 году 377-ФЗ дал зеленый свет всем организациям, которые давно планировали отказаться от бумаги во взаимодействии с сотрудниками.
Ведение кадрового делопроизводства в электронном формате — это право, а не обязанность. Компании сами решают, переводят они документы в цифру или нет. Но и принять такое решение в одностороннем порядке не получится, необходимо получить согласие действующих сотрудников. В свою очередь, работник имеет право отказаться от электронного кадрового документооборота (КЭДО), тогда все взаимодействие с ним останется на бумаге.
Организация кадрового делопроизводства в электронном виде позволяет:
К сожалению, не все документы можно переводить в цифру. На бумаге остаются, например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы по охране труда.
Что же можно оцифровать? Внутренние нормативные акты, всё, что связано с отпусками, учетом рабочего времени, командировками. При этом форматы электронных кадровых документов будут разработаны только к 1 марта 2023 года. Пока можно составлять и использовать шаблоны внутри компании.
Чтобы создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, нужна информационная система (ИС) для кадрового делопроизводства. Трудовой Кодекс предлагает два варианта: портал «Работа в России» или ИС, которая позволяет хранить, подписывать и обмениваться электронными документами. Но пока «РвР» находится в стадии пилота и имеет ограниченную функциональность, компаниям стоит рассмотреть другие решения, например, внедрить КЭДО на базе той информационной системы, которая уже применяется для электронного документооборота.
На какие критерии обратить внимание при выборе ИС:
Подписывать трудовые документы в цифре можно тремя видами подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) имеет минимальную защиту. То, что подпись сформирована, подтверждается только использованием пароля или кода.
В отличие от простой ЭП, при создании усиленной подписи применяется криптографическое преобразование информации. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) позволяет с помощью комбинации данных не только установить личность того, кто подписал документ, но и зафиксировать внесение изменений уже после подписания. Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) применяются только российские алгоритмы, соответствующие ГОСТ.
Простую и неквалифицированные подписи может выпустить работодатель в информационной системе. УКЭП выдаются только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для онлайн-подписания документов 377-ФЗ разрешает использовать еще один вид УНЭП — Госключ. Среди плюсов — бесплатные ЭП для сотрудников, удобство доступа через мобильное приложение. Но пока технология находится в стадии эксперимента.
Нельзя так просто взять и начать обмениваться с сотрудниками цифровыми документами. Необходимо провести подготовительную работу:
Крупный производитель шоколада и снэков «Мон’дэлис Русь» запланировали перевести в цифровой вид кадровые документы и процессы еще в 2020 году. Такая возможность была у компаний, согласившихся на участие в эксперименте Минтруда. В качестве информационной системы выбрали Directum RX. В результате во время пандемии сотрудников удалось без потерь перевести на удаленную работу, а параллельно снизить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций и ускорить многие процессы. Например, для переноса отпуска в системе сотруднику достаточно 3 минут.
Будьте в курсе новостей:
подписывайтесь на наш канал в Telegram!
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, определим потребности бизнеса, и затем специалисты подготовят для вас персональную демонстрацию.