До недавнего времени даже в самых прогрессивных российских компаниях приказы на отпуск или заявления на увольнение подписывались в бумажном виде. Во время пандемии 2020 году лед тронулся: появился эксперимент Министерства труда по переходу на электронное кадровое делопроизводство. В 2021 году 377-ФЗ дал зеленый свет всем организациям, которые давно планировали отказаться от бумаги во взаимодействии с сотрудниками.
Ведение кадрового делопроизводства в электронном формате — это право, а не обязанность. Компании сами решают, переводят они документы в цифру или нет. Но и принять такое решение в одностороннем порядке не получится, необходимо получить согласие действующих сотрудников. В свою очередь, работник имеет право отказаться от электронного кадрового документооборота (КЭДО), тогда все взаимодействие с ним останется на бумаге.
Организация кадрового делопроизводства в электронном виде позволяет:
«Когда говорят о преимуществах электронного кадрового документооборота, в первую очередь упоминают экономию на офисной бумаге, картриджах, оргтехнике. Но гораздо больше компания экономит за счет ускорения процессов, которое обязательно следует за отказом от бумажных документов. По расчетам клиентов Directum, цифровые процессы втрое снижают расходы на кадровое делопроизводство».
К сожалению, не все документы можно переводить в цифру. На бумаге остаются, например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы по охране труда.
Что же можно оцифровать? Внутренние нормативные акты, всё, что связано с отпусками, учетом рабочего времени, командировками. При этом форматы электронных кадровых документов будут разработаны только к 1 марта 2023 года. Пока можно составлять и использовать шаблоны внутри компании.
Чтобы создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, нужна информационная система (ИС) для кадрового делопроизводства. Трудовой Кодекс предлагает два варианта: портал «Работа в России» или ИС, которая позволяет хранить, подписывать и обмениваться электронными документами. Но пока «РвР» находится в стадии пилота и имеет ограниченную функциональность, компаниям стоит рассмотреть другие решения, например, внедрить КЭДО на базе той информационной системы, которая уже применяется для электронного документооборота.
На какие критерии обратить внимание при выборе ИС:
Подписывать трудовые документы в цифре можно тремя видами подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) имеет минимальную защиту. То, что подпись сформирована, подтверждается только использованием пароля или кода.
В отличие от простой ЭП, при создании усиленной подписи применяется криптографическое преобразование информации. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) позволяет с помощью комбинации данных не только установить личность того, кто подписал документ, но и зафиксировать внесение изменений уже после подписания. Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) применяются только российские алгоритмы, соответствующие ГОСТ.
Простую и неквалифицированные подписи может выпустить работодатель в информационной системе. УКЭП выдаются только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для онлайн-подписания документов 377-ФЗ разрешает использовать еще один вид УНЭП — Госключ. Среди плюсов — бесплатные ЭП для сотрудников, удобство доступа через мобильное приложение. Но пока технология находится в стадии эксперимента.
Нельзя так просто взять и начать обмениваться с сотрудниками цифровыми документами. Необходимо провести подготовительную работу:
Крупный производитель шоколада и снэков «Мон’дэлис Русь» запланировали перевести в цифровой вид кадровые документы и процессы еще в 2020 году. Такая возможность была у компаний, согласившихся на участие в эксперименте Минтруда. В качестве информационной системы выбрали Directum RX. В результате во время пандемии сотрудников удалось без потерь перевести на удаленную работу, а параллельно снизить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций и ускорить многие процессы. Например, для переноса отпуска в системе сотруднику достаточно 3 минут.
Будьте в курсе новостей:
подписывайтесь на наш канал в Telegram!
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: