Переход
на новую
систему управления цифровыми процессами и документами
Почему компании отказываются от старых информационных систем
- СЭД морально устарела
- выполнять доработки медленно, сложно и дорого
- отсутствует поддержка, разработчик/поставщик ушел с рынка
- требуется переход на импортонезависимое ПО
- система перестала удовлетворять потребностям развития бизнеса
Нужна не просто замена,
а качественный скачок
Стратегия инноваций
- Будьте готовы меняться. Выбирайте гибкие инструменты: платформу с возможностями адаптации, приложения для командной работы и проектного управления с поддержкой agile-подходов.
- Закладывайте фундаменты на будущее. Отмечайте системы, в которых можно организовать цифровой архив длительного хранения, встроить работу с ним в разнообразные процессы.
- Замещайте с выходом на новый уровень. Внедряйте интеллект, повышайте эффективность, думайте о прорывных технологиях, а не просто о текучке.
Перемены — это естественно
Развитие технологий ускоряется. Необходимость замены инфраструктуры и платформ становится естественным явлением. Вендоры выбирают разные векторы улучшения своих продуктов, подходы могут не совпадать с ожиданиями заказчиков. Экономическая ситуация требует адаптации к внешним воздействиям.
Пользователи, которых не устраивает текущая система, отмечают, что одна из основных причин недовольства — отсутствие должного развития платформы и приложений. Деградация программного обеспечения для управления процессами не только создает компании технические проблемы, но и затрудняет рост бизнеса.
Немного истории
Рынок систем управления документами и процессами развивается в России уже более 15 лет, за это время успело смениться не одно поколение продуктов. Если посмотреть обзоры российского рынка СЭД за прошлые годы, то среди знакомых сейчас компаний и систем — Directum, ТЕЗИС, 1С, Docsvision — можно встретить и более экзотические, известные узкому кругу — Евфрат, Летограф, Paybot, Канцлер, Золушка, БОСС-Референт и другие.
По разным причинам ряд разработчиков не захотели или не смогли должно развивать свои решения и бизнес. Часть западных компаний покинули Россию и перестали поддерживать ПО, среди них OpenText, IBM FileNet, Documentum, IBM Lotus Notes/Domino, Microsoft SharePoint.
Внутренняя мотивация к инновациям
Может сложиться ситуация, когда руководство выделяет немалые финансовые и трудовые ресурсы на покупку и внедрение новой системы электронного документооборота, а сотрудники после ввода ее в эксплуатацию отказываются работать по-новому.
Команда внедрения должна детально спланировать обучение и провести процедуры запуска проекта. Слаженная мотивированная работа и поддержка руководства — залог успеха.
«У сотрудников АШАН был разрозненный опыт работы в альтернативных Directum RX системах электронного документооборота, поэтому потребовалось уделить отдельное внимание и время на их обучение».
Любая миграция — фактически новое внедрение
Для организаций, особенно крупных, переезд в новую систему — сложный и длительный процесс. С учетом требований по импортонезависимости он может включать серьезный этап замены cерверной и сетевой инфраструктуры, ПО на рабочих станциях, а также тестирование и запуск в продуктив, интеграцию с российскими офисными продуктами, обучение администраторов и пользователей — всё это непросто.
«Особенно значимые этапы проекта — миграция данных, проектирование системы, развертывание базы на промышленном стенде и опытно-промышленная эксплуатация. В ходе последнего этапа система прошла проверку на качество разработанного системного решения, а пользователи ознакомились с работой в Directum».
Читайте о масштабном внедрении Directum RX в «Газпром инвест» на Linux и Postgres Pro
Переезд в новую систему нужно использовать как подходящий момент для оценки актуальности исторического контента, его систематизации и отказа от лишнего. Свежий взгляд на процессы, очистка данных позитивно сказываются на оптимизации бизнес-процессов, а также стоимости всего проекта внедрения. Поэтому осознанная миграция — залог успешной смены информационной системы.
Специалисты Directum дают советы, как правильно определить модель переноса данных, от каких параметров зависит сложность миграции — смотрите запись вебинара.
Особенности импортозамещения и перехода с западных систем
Ведущие западные вендоры, которым исторически доверяли крупные клиенты, ушли. Их сменяют отечественные разработчики, но бизнес относится к ним с осторожностью. При этом российские продукты во многом догнали западные аналоги по масштабируемости, а в части применения искусственного интеллекта для работы с контентом — и перегнали их.
исполнительный директор Directum
Кейсы перехода на Directum RX 
Газпром добыча Надым
Было
Вендор LanDocs не поддерживал систему, она перестала выдерживать нагрузку.
Стало
- перешли к цифровым заявкам вместо служебных записок и ускорили процессы;
- отказались от бумаги для ОРД по административно-хозяйственной деятельности.
Мурманская областная Дума
Было
Docsvision использовали только для регистрации документов, система морально устарела.
Стало
- повысили контролируемость процессов;
- оптимизировали обработку бумажных экземпляров;
- ускорили загрузку документов в интегрированную систему области.
Метро Кэш энд Кэрри
Было
В K2 SharePoint доработка, адаптация и запуск новых процессов были слишком трудоемкими и дорогими.
Стало
- используя технологии no-code и low-code, специалисты заказчика настраивают процессы самостоятельно;
- снижено число ошибок в договорных процессах.
Газпром добыча Оренбург
Было
Система Е1 (Евфрат) перестала удовлетворять с точки зрения быстродействия и масштабируемости.
Стало
- увеличили скорость поиска документов и информации в них;
- улучшили показатели исполнительской дисциплины и прозрачность управления.
ЧТПЗ
Было
Documentum не давала возможности для должного развития и не позволяла объединить цифровое пространство всех подразделений.
Стало
- упростили согласование междивизиональных документов;
- доступ к системе через любой браузер или через мобильные приложения.
Джонсон и Джонсон
Было
ECM Captiva не извлекала факты из документов, классифкации по штриходу было недостаточно.
Стало
- сквозной процесс с двумя потоками финансовых документов: бумажным и электронным;
- компания готова к переходу на полностью электронный обмен с контрагентами.
Завод Сельмаш
Было
«1С:Документооборот» не была полностью внедрена, остался негативный опыт использования, не устраивал интерфейс.
Стало
- снизили рутину в обработке документов;
- ускорили процессы с помощью подключения интеллектуальных сервисов.
ТФОМС Свердловской области
Было
Классическая СЭД на базе Microsoft SharePoint не позволяла развивать цифровизацию.
Стало
- перевели в цифру широкий спектр процессов, в том числе движение кадров;
- используют Agile-доски, чтобы быстрее приступать к выполнению поручений.
Есть задачи по переходу на новую систему?
Напишите нам, мы расскажем о практике замены ЕСМ/BPM-систем и поможем подобрать оптимальное решение. Специалист свяжется с вами, ответит на вопросы, поделится деталями кейсов миграции.
