Развитие технологий ускоряется. Необходимость замены инфраструктуры и платформ становится естественным явлением. Вендоры выбирают разные векторы улучшения своих продуктов, подходы могут не совпадать с ожиданиями заказчиков. Экономическая ситуация требует адаптации к внешним воздействиям.
Пользователи, которых не устраивает текущая система, отмечают, что одна из основных причин недовольства — отсутствие должного развития платформы и приложений. Деградация программного обеспечения для управления процессами не только создает компании технические проблемы, но и затрудняет рост бизнеса.
Рынок систем управления документами и процессами развивается в России уже более 15 лет, за это время успело смениться не одно поколение продуктов. Если посмотреть обзоры российского рынка СЭД за прошлые годы, то среди знакомых сейчас компаний и систем — Directum, ТЕЗИС, 1С, Docsvision — можно встретить и более экзотические, известные узкому кругу — Евфрат, Летограф, Paybot, Канцлер, Золушка, БОСС-Референт и другие.
По разным причинам ряд разработчиков не захотели или не смогли должно развивать свои решения и бизнес. Часть западных компаний покинули Россию и перестали поддерживать ПО, среди них OpenText, IBM FileNet, Documentum, IBM Lotus Notes/Domino, Microsoft SharePoint.
Может сложиться ситуация, когда руководство выделяет немалые финансовые и трудовые ресурсы на покупку и внедрение новой системы электронного документооборота, а сотрудники после ввода ее в эксплуатацию отказываются работать по-новому.
Команда внедрения должна детально спланировать обучение и провести процедуры запуска проекта. Слаженная мотивированная работа и поддержка руководства — залог успеха.
«У сотрудников АШАН был разрозненный опыт работы в альтернативных Directum RX системах электронного документооборота, поэтому потребовалось уделить отдельное внимание и время на их обучение».
Для организаций, особенно крупных, переезд в новую систему — сложный и длительный процесс. С учетом требований по импортонезависимости он может включать серьезный этап замены cерверной и сетевой инфраструктуры, ПО на рабочих станциях, а также тестирование и запуск в продуктив, интеграцию с российскими офисными продуктами, обучение администраторов и пользователей — всё это непросто.
«Особенно значимые этапы проекта — миграция данных, проектирование системы, развертывание базы на промышленном стенде и опытно-промышленная эксплуатация. В ходе последнего этапа система прошла проверку на качество разработанного системного решения, а пользователи ознакомились с работой в Directum».
Читайте о масштабном внедрении Directum RX в «Газпром инвест» на Linux и Postgres Pro
Переезд в новую систему нужно использовать как подходящий момент для оценки актуальности исторического контента, его систематизации и отказа от лишнего. Свежий взгляд на процессы, очистка данных позитивно сказываются на оптимизации бизнес-процессов, а также стоимости всего проекта внедрения. Поэтому осознанная миграция — залог успешной смены информационной системы.
Специалисты Directum дают советы, как правильно определить модель переноса данных, от каких параметров зависит сложность миграции — смотрите запись вебинара.
Ведущие западные вендоры, которым исторически доверяли крупные клиенты, ушли. Их сменяют отечественные разработчики, но бизнес относится к ним с осторожностью. При этом российские продукты во многом догнали западные аналоги по масштабируемости, а в части применения искусственного интеллекта для работы с контентом — и перегнали их.
Было
Вендор LanDocs не поддерживал систему, она перестала выдерживать нагрузку.
Стало
Было
Docsvision использовали только для регистрации документов, система морально устарела.
Стало
Было
В K2 SharePoint доработка, адаптация и запуск новых процессов были слишком трудоемкими и дорогими.
Стало
Было
Система Е1 (Евфрат) перестала удовлетворять с точки зрения быстродействия и масштабируемости.
Стало
Было
Documentum не давала возможности для должного развития и не позволяла объединить цифровое пространство всех подразделений.
Стало
Было
ECM Captiva не извлекала факты из документов, классифкации по штриходу было недостаточно.
Стало
Было
«1С:Документооборот» не была полностью внедрена, остался негативный опыт использования, не устраивал интерфейс.
Стало
Было
Классическая СЭД на базе Microsoft SharePoint не позволяла развивать цифровизацию.
Стало
Напишите нам, мы расскажем о практике замены ЕСМ/BPM-систем и поможем подобрать оптимальное решение. Специалист свяжется с вами, ответит на вопросы, поделится деталями кейсов миграции.