Интеллектуальная обработка документов

Работа с документами, поступающими в организацию, начинается с первичной обработки: проверки полноты комплекта, занесения документов в систему, заполнения данных в карточках и регистрации. Directum RX выполняет интеллектуальную обработку документов и освобождает сотрудников от рутинных действий, экономит время и сокращает количество ошибок на этом этапе.

Эти возможности предназначены для сотрудников, которые занимаются первичной обработкой и регистрацией документов: делопроизводителей, сотрудников бухгалтерии и договорного отдела.

Интеллектуальная обработка доступна для входящих документов, договоров, первичных учетных документов. При этом список обрабатываемых документов может быть расширен под потребности конкретного заказчика в рамках внедрения.

Также, используя среду разработки, можно самостоятельно адаптировать процесс обработки документов под бизнес-задачи своей организации. Добавляйте дополнительные классификаторы, например, чтобы различать типовые и нетиповые договоры, информационные письма и претензии. Меняйте логику обработки, если в компании используются специфичные документы или способы заполнения данных.

Умная обработка входящего потока

Элементы искусственного интеллекта применяются для обработки входящего потока:

  • документы захватываются со сканера и электронной почты, распределяются по комплектам;
  • сервисы интеллектуальной обработки Directum Ario распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают факты из текста;
  • документы заносятся в систему с автоматическим заполнением карточек.

Верификация документов

После занесения документов в систему сотруднику остается только верифицировать их: проверить, что все документы комплектов занесены в полном объеме и их карточки корректно заполнены.

Ответственному сотруднику в системе приходит задание на проверку комплекта документов, обработанного с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.

Прямо из задания с помощью кнопок на панели действий можно отправить документ в работу, например, на согласование, рассмотрение или исполнение.

Если за дальнейшую обработку полученных документов отвечает другой сотрудник или он должен быть инициатором согласования, задание на верификацию можно переадресовать.

Карточки документов уже заполнены, а распознанные факты подсвечиваются в тексте и в полях. Зеленым цветом выделяются факты, которые с большой долей вероятности извлечены верно, а желтым — факты, на которые нужно обратить внимание:

Для упрощения проверки можно кликнуть по полю карточки, которое система заполнила автоматически извлеченными фактами, после чего в области предпросмотра в тексте документа сразу выделится факт, который ему соответствует.

При необходимости сотрудник дополняет данные в карточке. В результате ускоряется процесс создания и регистрации документов в системе.

Кроме того, если в организацию от контрагента вернулся бумажный экземпляр документа, промаркированный штрихкодом, то система быстро находит его и добавляет содержимое в новую версию — делать это вручную уже не придется. А сотрудник, ответственный за документ, получает уведомление о его поступлении.

Если при верификации оказалось, что для документа неверно определен тип, то его можно изменить всего за пару кликов. А если документ добавлен в комплект по ошибке, то его легко удалить:

Наглядно отследить ход верификации теперь можно в карточке документа. Например, на закладке ответственный за верификацию может узнать, на какой стадии находится проверка документа, если он переадресовал задание другому сотруднику:

Настройка интеллектуальной обработки

Настройки подключения к сервисам Directum Ario задаются в привычном проводнике системы. Есть возможность указать ответственных за обработку документов, поступивших из разных источников, например, со сканера и с электронной почты:

Используйте возможности искусственного интеллекта

Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX освобождает сотрудников от трудоемких рутинных операций, а также:

  • экономит время на этапах первичной обработки и регистрации документов;
  • уменьшает риск совершения ошибок при занесении документов в систему;
  • повышает эффективность работы сотрудников с документами.

Интеллектуальный механизм легко адаптируется под бизнес-задачи, чтобы обработка документов производилась с высокой точностью классификации и извлечения данных.

Поставщик: 
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство

Упорядоченная работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией. Ведение номенклатуры дел в соответствии с требованиями ГСДОУ. Выдача и контроль исполнения поручений руководства.

Договоры

Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании. Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью (ЭП) и контроль возврата от контрагента.

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль состояния работ по задачам и выданным поручениям. Подготовка отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников, подразделений или компании в целом.

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами