Топ-5 трудностей при переходе на удаленную работу и как их преодолеть

Вынужденный перевод сотрудников на удаленную работу — это проверка на прочность цифровизации бизнеса. Если вы долгое время вкладываете в ИТ-инфраструктуру, но до сих пор не видите должного эффекта, то стоит пересмотреть процессы — отказаться от лишнего.

В этой статье мы собрали топ-5 трудностей перевода офиса на удаленную работу, с которыми руководители и ИТ-специалисты сталкиваются чаще всего. Покажем, какие возможности открывает текущая ситуация, и расскажем, как использовать скрытые резервы.

На удаленную работу нужно перейти быстро и с минимальными затратами. Как это сделать?

Сейчас, как никогда ранее, важны скорость и стоимость удаленного доступа к корпоративной информации. Стоит обратить внимание на облачные системы, для которых не требуется наличие собственных выделенных серверов в компании и штата ИТ-специалистов. А с веб-клиентом сотрудникам не нужно настраивать свое рабочее место, достаточно доступа в интернет и современного браузера. Подготовка состоит из 2 основных этапов:

• покупка системы — аренда облачных сервисов (а приобретая облачное решение, по факту вы его арендуете) поможет избежать затрат на покупку серверов, к тому же сейчас предоставляются антикризисные предложения и можно значительно сэкономить на подписках;
• настройка процессов под компанию занимает от 2 дней и возможна силами ваших специалистов;

А в дальнейшем техническое сопровождение может проводиться силами вендора.

Часть процессов не автоматизирована. Что делать с ними?

Для широкого спектра типовых процессов есть готовые бизнес-решения

• делопроизводство;
• HR-процессы;
• управление проектами и закупками;
• договорная работа и согласование счетов на оплату;
• обращения граждан и организаций.

Остается только простая настройка сценариев работы с документами — подготовка шаблонов, регламентов (правил) согласования и утверждения.

Чтобы автоматизировать уникальные процессы компании, можно подключить специалистов вендора. Для этого разработаны варианты удаленного внедрения системы или поддержки самостоятельного внедрения, когда бизнес-аналитики и консультанты проводят исследование и помогают оптимизировать процессы. Обучение пользователей можно проводить дистанционно через вебинары.

Дистанционная работа снова обращает внимание на те этапы, которые были недоавтоматизированы. Например, в качестве временной меры было решено, что часть информации переносится вручную из одной системы в другую. Пора пересмотреть порядок организации работ и использовать готовые механизмы интеграции, RPA (роботизированная автоматизация процессов) или интеллектуальные решения, такие как Directum Ario.

Взаимодействие сотрудников завязано на бумажных служебных записках. Чем их заменить?

Серьезным барьером в переводе на дистанционную работу становится невозможность отказаться от служебных записок (СЗ), которые участвуют во многих процессах компании: обращения во внутренние службы, передача комментариев к рассматриваемому договору, оформление заявления или выдача поручений. На самом деле проблему легко решить, если сосредоточиться не на автоматизации работы со СЗ, а на самих бизнес-процессах.

Такой подход оправдан, так как СЗ не является результатом работы, как договор или дополнительное соглашение, СЗ — это инструмент. Во многих процессах можно отказаться от документа как такового, потому что информационные системы предлагают другие, более удобные, решения для привычных задач:

• для оформления заявлений, сервисных заявок во внутренние службы, запроса справок в бухгалтерии или ознакомления с документами можно использовать чат-боты, достаточно мобильного устройства с установленным мессенджером и доступом в интернет.
• для фиксации истории согласования не нужен отдельный документ, вся переписка сохраняется в задаче, а при согласовании с замечаниями комментарии автоматически отображаются в листе согласования.
• выдать поручение, предоставить отчет об исполнении или подключить к работам других сотрудников, проконтролировать результат работ — просто. Все выполняется в рамках одной задачи в системе.
• для удобства проведения онлайн-совещаний разработан специальный механизм. В несколько кликов создается повестка и приглашение участников, автоматическое формирование протокола, рассылка поручений и контроль исполнения в указанные сроки.

В результате снижается нагрузка на технических специалистов, а взаимодействие сотрудников становится прозрачнее и эффективнее.

Сложно дистанционно научить сотрудников работать в системе. Какие рецепты на этот случай?

Большинство современных систем документооборота и управления процессами наделены эргономичным интуитивно понятным интерфейсом, поэтому сотрудники без труда начнут работу. Кроме того, для каждой системы выпускаются справочные материалы, например, для продуктов Directum разработана подробная справка с удобной навигацией по основным процессам.

К тому же, при удаленной работе не будет возможности распечатать документ и отнести его коллегам в обход системы, поэтому повысится дисциплина и вовлеченность сотрудников. Они сами будут заинтересованы в использовании всех возможностей системы и максимальном упрощении своей работы.

Взаимодействие с контрагентами ведется на бумаге. Как продолжить обмен документами с партнерами?

Если вы давно откладываете переход на безбумажное взаимодействие с партнёрами, поставщиками и другими контрагентами, сейчас самое время договориться с ними о старте цифрового межкорпоративного документооборота. Подключитесь к сервису электронного обмена документами и пригласите контрагентов. Начните с самых крупных компаний, как правило, они уже работают с сервисами внешнего юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО) и могут предложить вам подключиться к этому же решению на особых условиях — по специальной скидке от вендора. Вы не только восстановите обмен, но и значительно улучшите процесс:

• исключаются потери документов;
• повышается лояльность контрагентов, уменьшаются задержки оплаты, сокращается время на проверку и обработку информации;
• ускоряется подписание формализованных и неформализованных документов;
• обмен с контрагентами становится быстрее: за счет интеграции вашей внутренней системы с сервисами ЭДО документ будет доставлен в считанные минуты;
• снижаются затраты на расходные материалы, хранение и доставку документов.

Не подвергайте здоровье сотрудников опасности и сохраняйте привычный темп работы. Удалённая работа в условиях карантина — это повод оптимизировать процессы, исключить ненужные этапы и сократить ручное занесение данных, не ограничиваться полумерами и заставить цифровизацию работать с максимальным эффектом.