Управление договорами

Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность.

Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:

  • быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
  • централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;
  • хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;
  • контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;
  • оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;
  • формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
  • подготовку отчетности в различных разрезах.

Быстрая подготовка проекта договора

В системе предусмотрено несколько способов создания документов:

  • Готовые шаблоны для исходящих договоров.
  • Drag&Drop для импорта электронных документов из файла или почты.
  • Потоковое сканирование службой DIRECTUM Capture Services.
  • Мастер действий, который собирает входные данные, формирует готовый договор на основе макета, и сам отправляет его на согласование по типовому маршруту.
Выбор типа контрагента
Выбор типа контрагента
Параметры договорного документа
Параметры договорного документа
Выбор шаблона
Выбор шаблона
Параметры согласования
Параметры согласования
Проверка параметров
Проверка параметров
Результаты работы мастера
Результаты работы мастера

Прозрачное согласование

Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:

  • Жесткие маршруты, когда нельзя менять условия.
  • Матрицы согласования для выбора нужного маршрута в зависимости от ключевых параметров (сумма, подразделение, вид затрат и т.д.)
  • Гибкие маршруты при свободном согласовании

В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.

Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».

Вкладка Состояние Вкладка "Состояние"
Лист Согласования Лист согласования

Группировка и сбор переписки

Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ к содержанию всего набора сопутствующих документов.

Связанные документы Связанные документы

Дерево задач позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).

Отправка договоров контрагентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Отправка договора контрагенту Отправка договора контрагенту

Учет и анализ

Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.

Карточка договора с основными реквизитами Карточка договора с основными реквизитами

Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также позволяет формировать необходимую отчетность.

Пример автоматически сформированного отчета Пример автоматически сформированного отчета

Контроль исполнения обязательств

В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.

Занесение этапов договора Фиксация этапов договора

Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.

Интеграция с ERP

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x и 8.x, Галактика ERP и др., что позволит:

  • исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников (например, «Контрагенты», «Договоры» и др.);
  • автоматически собирать данные при прохождении типовых маршрутов DIRECTUM;
  • просматривать тексты документов напрямую из интерфейса ERP-системы и т.д.

Веб-модуль «Управление договорами»

Веб-модуль может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места или как основной тонкий клиент. Для работы нужен только доступ в интернет.

Бизнес-эффект

  • В 4-6 раз сокращается длительность подготовки договоров;
  • В 2-2,5 раза увеличивается доля их согласований в срок;
  • В 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопутствующих документов.
 
 
Техническая информация
Сертифицировано DIRECTUM: Не сертифицировано
Совместимость:

DIRECTUM 4.9-5.5

Стоимость:

По запросу.

Поставщик: DIRECTUM
Вендор
Гарантия:

Срок: В течение срока действия абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
Поддержка: Полная

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство и канцелярия

Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов.

Финансовый архив

Обеспечивает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, поддержку внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.

Обмен с контрагентами

Обмен с контрагентами" обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия систем обмена, например, Synerdocs или Диадок, с системой DIRECTUM, которая выступает хранилищем юридически значимых документов.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами